Pour qu’une loterie soit légale, elle doit être mise sur pied et administrée par des membres véritables de l’organisme titulaire de licence. (Pour plus de renseignements, veuillez vous reporter à 3.5.2 « Membres véritables ».)
Un organisme doit désigner au moins deux membres véritables responsables de la mise sur pied d’une tombola. Il doit transmettre le nom de ces personnes à l’autorité compétente et être disposé à fournir des documents prouvant que ces personnes sont des membres véritables et non des membres admis au sein de l’organisme uniquement pour participer à l’exploitation d’une loterie. Les membres désignés doivent avoir au moins 18 ans.
Les membres véritables sont chargés :
- de superviser toutes les activités liées à la mise sur pied de la tombola;
- de remplir et de déposer, tel qu’exigé, le rapport financier de la loterie;
- de s’assurer que l’on respecte les modalités de la licence et toute condition supplémentaire imposée par l’autorité compétente;
- de superviser tous les vendeurs de billets;
- de conserver tous les dossiers requis et de déposer tout l’argent reçu dans le compte de loterie en fiducie désigné;
- de faire le rapprochement de tous les billets.
Les modalités régissant la licence de tombola ne prévoient pas le remboursement des dépenses engagées par les membres véritables qui participent à la mise sur pied et à l’administration des tombolas.