Liste de vérification pour une activité réussie de tombola Trouvez l’as

Adoptez une approche fondée sur les risques pour planifier la sécurité de votre activité. Plus il y a de risques pour la sécurité du public, plus il doit y avoir de mesures de sécurité en place. Vous devrez déterminer le nombre de bénévoles, d’agents de sécurité et de policiers en fonction de certaines des conditions suivantes :

• le lieu de l’activité
• les dates et les heures de l’activité
• le nombre de personnes attendues et la superficie de la zone où les gens peuvent consommer de l’alcool (le cas échéant)
• la façon dont les gens entreront sur les lieux et en sortiront (plans de circulation et de patrouille)

Votre groupe peut ouvrir et maintenir un compte de loterie en fiducie distinct pour gérer l’argent lié à la tenue et la gestion de votre tombola Trouvez l’as. Consultez la section Questions bancaires et financières du document Modalités Licence de tombola (tirage).

Veuillez lire et comprendre les modalités de la tombola Trouvez l’as avant de demander votre licence.  

• Modalités régissant les licences de loterie
• Modalités Licence de tombola (tirage)
• Normes du registrateur : Modalités de gestion et d’administration financières des salles de bingo sans mises en commun
• Conditions d’utilisation de la tombola électronique

Les modalités suivantes de licence de tombola s’appliquent aux tombolas Trouvez l’as :

• Alinéa 4.3(a)vii) : Le nombre total de billets imprimés ne doit pas obligatoirement figurer sur chaque billet.
• Alinéa 7.2(a)v) : Le prix du billet doit figurer dans toute publicité imprimée; le nombre total de billets imprimés n’a pas à y figurer.
• Paragraphes 8.5(a) et (b) : Les vendeurs de billets ne peuvent être payés à commission.
• Article 9.2 : Les titulaires de licence doivent conserver les billets gagnants pendant toute la période où la licence est valide, aux fins de production de rapport. Tous les billets non vendus peuvent être détruits 30 jours après le tirage. Les billets gagnants doivent être conservés conformément aux modalités.

Si votre tombola Trouvez l’as se déroule dans une salle de bingo, lisez ces conditions :

• Modalités – Activités de jeux de bienfaisance mises sur pied et administrées dans des salles de bingo avec mises en commun
• Normes du registrateur : Modalités de gestion et d’administration financières des salles de bingo avec mise en commun

Les modalités suivantes du modèle de recettes de bingo s’appliquent aux tombolas Trouvez l’as :  

• Vous devez soumettre les règles du jeu de Trouvez l’as au registrateur à des fins d’examen. Ces règles doivent contenir une stratégie de sortie.
• Vous devez utiliser des billets à talon. Les exigences relatives aux billets sont présentées à l’article 4.4 des Modalités de gestion et d’administration financières des salles de bingo avec mises en commun.
• Paragraphe 4.5(g) : Le nombre total de billets imprimés ne doit pas obligatoirement figurer sur chaque billet.
• Les billets pour les tirages Trouvez l’as ne peuvent être vendus qu’à l’intérieur de la salle de bingo.
• Vous ne pouvez pas utiliser l’argent provenant de la vente des billets Trouvez l’as pour le plan de publicité et de marketing.

Si le lieu où se déroule l’activité a un permis d’alcool, la Loi sur les permis d’alcool s’applique.

Vous devez également prendre connaissance des conditions supplémentaires figurant dans ces documents :

• les articles 206 et 207 du Code criminel du Canada
• le Décret 1413/08 de l’Ontario
• la Loi de 1992 sur la réglementation des jeux et son règlement

• Où se déroulera l’activité?
• Avez-vous l’autorisation du propriétaire de l’immeuble pour organiser une activité de bienfaisance?
• Lorsque vous avez déposé votre demande auprès de la CAJO, avez-vous informé votre municipalité locale et remis une copie de votre lettre d’avis à la CAJO? Vous devrez le faire si vous demandez une licence provinciale.  
• Y a-t-il des risques si l’endroit où vous organisez l’activité a un permis d’alcool?
• Choisissez-vous un fournisseur de biens ou de services relatifs au jeu enregistré auprès de la CAJO pour fournir le système de tombola électronique?

Lisez la page Demande de licence de tombola pour en savoir plus sur l’admissibilité, où obtenir une licence et comment en faire la demande.

La licence dont vous avez besoin

Avant de demander une licence à la CAJO, vous devez savoir de quelle licence vous avez besoin.

• Licence municipale ou licence des Premières Nations
  Vous devez obtenir cette licence si vous menez et gérez une tombola sur papier et si vous pensez que la valeur des prix sera inférieure ou égale à 50 000 $. Veuillez contacter votre municipalité pour obtenir de plus amples renseignements.
• Licence provinciale de la CAJO
  Vous devez obtenir cette licence de la CAJO si vous menez et gérez une tombola sur papier et si vous pensez que la valeur totale des prix sera supérieure à 50 000 $. Voir les étapes à suivre ci-dessous pour demander cette licence.
• Tombola électronique Trouvez l’as
  Vous devez obtenir cette licence si vous voulez mener et gérer une tombola électronique Trouvez l’as. La CAJO délivre cette licence. Vous devez vous adresser à la CAJO pour obtenir une licence sur papier. Vous pouvez alors demander une modification de la licence afin de pouvoir vendre des billets en personne à l’aide d’un appareil électronique. La CAJO doit approuver le dispositif électronique. Vous pouvez également vendre des billets de tombola Trouvez l’as en ligne. Toutefois, il n’est pas possible de passer d’une version papier à une version en ligne ou vice-versa. Vous devrez présenter une nouvelle demande.
   

Vous devez respecter ces détails pour l’activité.

La structure de prix doit être la suivante :  

• 20 % du produit de la vente des billets du tirage sont remis à la personne qui détient le billet gagnant
• 30 % du produit de la vente des billets du tirage sont ajoutés au gros lot progressif
• 50 % du produit de la vente des billets du tirage sont conservés par le titulaire de licence et utilisés pour régler toutes les dépenses admissibles

Remarque : Vous ne pouvez pas offrir de prix pour inscriptions hâtives ou de prix de consolation pour une tombola progressive Trouvez l’as.

• Vous pouvez utiliser des billets en rouleau ou à talon ou des billets électroniques (vendus à l’aide d’appareils approuvés ou en ligne)
• Placez chaque carte d’un jeu standard (du 2 à l’as de carreau, de cœur, de trèfle et de pique, à savoir un total de 52 cartes) dans une enveloppe opaque, toutes les enveloppes étant identiques, et cachetez-les. À chaque tirage, les enveloppes doivent être mélangées, numérotées de 1 à 52 de façon aléatoire et exhibées de manière sécuritaire. Au lieu d’un jeu de cartes, vous pouvez utiliser des fournitures de jeu approuvées provenant d’un fournisseur inscrit.
• Il n’est pas nécessaire que le détenteur du billet soit présent lors du tirage au sort. Cependant :  
  • Si vous utilisez des billets en rouleaux, vous devez préciser dans les règles du jeu la période maximale allouée à la personne gagnante pour réclamer son prix avant qu’un autre billet ne soit tiré.
  • Pour les billets à talon ou électroniques, les gens qui achètent des billets doivent fournir leur nom et leurs coordonnées. Vous devez également indiquer sur le billet le numéro d’enveloppe que l’acheteur a choisi au cas où son billet serait tiré. Votre groupe doit également prévoir des règles pour le cas où quelqu’un d’autre aurait déjà choisi le numéro de l’enveloppe.
• Une fois que la vente des billets d’un tirage est terminée, un billet gagnant doit être tiré au hasard. Le numéro du billet est annoncé sur les lieux, et le prix est remis.
• Si vous menez et gérez un tirage avec billets sur papier, vous devez utiliser un contenant assez grand pour contenir tous les billets ou les talons des billets vendus.
• Tous les prix doivent être remis en dollars canadiens, par chèque ou par virement électronique.
• Vous devez afficher les règles du jeu à l’endroit où vous organisez le tirage, ou sur le site Web si vous vendez des billets en ligne.  
• Le nom et le numéro de téléphone (1 866 531­-2600) de ConnexOntario doivent figurer dans les règles du jeu, sur toute publicité imprimée, sur tous les talons de billet et les billets électroniques ainsi que sur le site Web pour les billets vendus en ligne.
• Une fois que l’as de pique a été trouvé, l’activité est terminée, et la licence échoit. Si votre groupe souhaite organiser une autre activité Trouvez l’as, vous devez obtenir une nouvelle licence.

Si vous avez des problèmes pendant la tombola, vous devez en informer le registrateur. Suivez les instructions de la Matrice d’avis concernant les tombolas électroniques.

• La série de billets doit être unique pour chaque tirage.
• Pour l’ensemble des tirages couverts par une licence, aucun billet ne peut porter le même numéro qu’un autre. Vous devez disposer d’un processus documenté indiquant comment vous vous assurerez qu’aucun billet en double ne sera utilisé pour les tirages.
• Les billets ne sont valides que pour le tirage pour lequel ils sont achetés. À la fin du tirage, tous les billets sur papier restants doivent être retirés du contenant. Tous les billets, à l’exception du billet gagnant, devraient être détruits après 30 jours.
• Pour les tombolas électroniques : Si vous utilisez un générateur de nombres aléatoires, tous les billets de tombola doivent être retirés à la fin de chaque tirage.
• Les billets gagnants doivent être conservés conformément aux modalités de la tombola.
• Vous devez tenir un registre de tous les tirages, en notant l’ordre des numéros et d’autres caractéristiques pour tous les billets en jeu.

• Juste avant le tirage, vous devez annoncer le produit de la vente des billets, la valeur du prix du tirage et celle du gros lot progressif courant.
• Si l’as de pique n’a pas été trouvé, vous détruirez immédiatement la carte choisie par le détenteur du billet gagnant. Vous devez tenir un registre où est consignée la destruction de chaque carte. Le registre doit inclure la date du tirage, l’information complète concernant la carte et la confirmation du membre qui a détruit la carte, ainsi d’un autre membre responsable.
• Vous devez enregistrer tous les tirages sur vidéo.
• Dans les règles du jeu, vous devez informer les personnes qui participent au tirage qu’elles seront enregistrées sur vidéo. Cela permet d’assurer l’intégrité de la tombola.  
• Vous devez conserver les enregistrements vidéo et les mettre à la disposition de la CAJO ou de votre municipalité si on vous les demande. Vous devez conserver tous les enregistrements vidéo pendant au moins 30 jours après la date du tirage. Vous devez alors les détruire.
• L’enregistrement vidéo doit être fait en haute définition (résolution minimale de 720p). Il doit être tourné dans un lieu bien éclairé. La vidéo doit également présenter une vue dégagée de toutes les activités de la tombola et montrer :  
  • le tirage du billet gagnant
  • la sélection de l’enveloppe par la personne qui détient le billet gagnant
  • le retrait de la carte à jouer de l’enveloppe choisie
  • la destruction de la carte à jouer

• Vous devez expliquer en détail comment vous mènerez et gérerez le processus de tirage en fonction de la solution de jeu choisie auprès d’un fournisseur inscrit que vous utilisez.
• Juste avant le tirage, vous devez annoncer le produit de la vente des billets, la valeur du prix du tirage et celle du gros lot progressif courant.
• Si l’as de pique n’a pas été trouvé, vous supprimerez immédiatement de l’appareil électronique la carte choisie par le détenteur du billet gagnant. Vous devez tenir un registre où est consignée la destruction de chaque carte. Le registre doit inclure la date du tirage, l’information complète concernant la carte et la confirmation du membre qui a détruit la carte, ainsi d’un autre membre responsable.

Vous devez soumettre votre rapport, accompagné des documents justificatifs, à l’autorité qui a délivré votre licence dans les sept jours suivant le dernier tirage de chaque ronde de quatre tirages.

Une fois la tombola terminée, vous devez soumettre les rapports suivants par l’intermédiaire de la fonctionnalité Soumissions et notifications réglementaires dans iCAJO :  

• les rapports post-activité  
• les notifications

Pour en savoir plus, visionnez la vidéo Soumissions réglementaires.

Rapport financier

Vous devez joindre les documents suivants au rapport financier :

• une copie de tous les bordereaux de dépôt liés à l’activité
• la liste des gagnants
• le compte rendu des problèmes de conformité, s’il y a lieu, au moyen du rapport de conformité à la suite de l’activité

Veuillez noter :

• Le rapport financier doit être rempli dans les 30 jours suivant la date du dernier tirage. La CAJO ou la municipalité peut demander des documents supplémentaires. Ils peuvent comprendre les reçus de dépenses liées à l’activité.
• Vous devez indiquer dans le rapport financier tous les prix qui ont été donnés, le cas échéant. Ne déduisez pas la valeur des prix donnés des recettes brutes.
• Si on vous le demande, vous devez fournir les états financiers vérifiés à la CAJO ou à la municipalité dans les 120 jours suivant la demande.
• Communiquez à la CAJO les renseignements sur l’utilisation des produits nets.
• Déposez tous les produits dans le compte de loterie en fiducie.