Les organismes qui présentent une demande de licence de tombola au registrateur doivent suivre les procédures suivantes :
- La formule de demande dûment remplie en utilisant la formule préparée par le registrateur et les documents qui l’accompagnent doivent être fournis au registrateur au moins 45 jours avant la date prévue pour le début de la loterie. La publicité, la promotion et la vente de billets de tombola ne peuvent débuter que lorsque le registrateur a délivré la licence de tombola.
- La demande dûment remplie doit comprendre :
- la liste des municipalités où l’organisme se propose de vendre des billets (pour plus de renseignements, veuillez vous reporter à 5.8.1 « Politiques relatives à la délivrance de licences provinciales »);
- l’endroit, les dates et l’heure auxquels les tirages doivent avoir lieu, la méthode à suivre pour effectuer les tirages et la façon dont les gagnants sera annoncé;
- s’il y a lieu, les droits de licence acquittés à l’aide d’un chèque ou d’un mandat libellé à l’ordre du ministre des Finances, correspondant au montant établi par le registrateur pour tous les prix dont la valeur totale est supérieure à 50 000 $, y compris les taxes en vigueur;
- lorsque la valeur fixe totale des prix est de 10 000 $ ou plus, ou lorsque cela est jugé approprié par l’autorité compétente, une lettre de crédit de soutien irrévocable acceptable par le registrateur, d’une banque ou d’une autre institution financière, libellée à l’ordre du ministre des Finances, pour la pleine valeur au détail de tous les prix devant être décernés, y compris les taxes, en vigueur pour une période minimale de 45 jours après la date d’expiration de la licence;
- pour les tirages 50/50, à la demande du registrateur, une lettre de crédit de soutien irrévocable ou un autre type de cautionnement financier;
- la liste complète des prix et de leur pleine valeur au détail (en plus des taxes applicables);
- une copie des reçus, des factures, des bons de commande, des actes de vente ou des lettres appuyant la valeur au détail des prix, y compris les taxes, dans l’un ou l’autre des cas suivants :
- si un prix a une valeur de 500 $ ou plus,
- si la valeur totale d’un certain nombre d’un prix devant être attribué représente 500 $ ou plus;
- une description détaillée de la séquence des tirages et les règles du ou des tirages et de la remise des prix;
- la traduction intégrale du texte à faire inscrire sur les billets (s’il est dans une langue autre que l’anglais) et une copie du texte dans les langues en question;
- une explication détaillée de la façon dont on traitera les ventes par carte de crédit et de débit, ainsi que les chèques impayés;
- le prix des billets, le nombre de billets à mettre en vente, les chiffres inscrits sur les billets et un échantillon de billet;
- la date limite pour la vente des billets par chèques et cartes de crédit et de débit;
- un plan et des explications si on a recours à des services téléphoniques automatisés pour les commandes de billets;
- un plan d’activités et un budget pour la tombola
- tout autre document jugé nécessaire par le registrateur;
- Les demandes de modification des renseignements indiqués sur une demande de licence doivent être présentées par écrit par l’organisme en question et porter la signature d’un membre autorisé de celui-ci. De plus, il n’acceptera pas les demandes faites oralement.
(Pour plus de renseignements, veuillez vous reporter à 5.10.1 « Modification des licences de tombolas ».)
- Les droits de licence doivent être acquittés à l’aide d’un chèque ou d’un mandat libellé à l’ordre du ministre des Finances, correspondant au montant établi par le registrateur.