9.6.1. Responsabilités Sur Le Plan De L’administration Et De L’exploitation

5. Le titulaire de licence est chargé de préparer un rapport officiel des parties dans lequel sont consignés les numéros tirés au hasard. À cette fin, il se sert d’un dossier manuscrit, électronique ou vidéo.
6. Le titulaire de licence doit régler tout conflit en se reportant au rapport officiel.

9.6.1 B) Tâches pouvant être confiées à l’exploitant de salle de BINGO

1. L’exploitant de salle de bingo peut préparer une ébauche du programme des parties et proposer la valeur des prix à décerner et le prix des feuilles de bingo. La décision définitive est toutefois prise par le titulaire de licence.
2. Une fois qu’une personne a crié « bingo », les employés de la salle de bingo peuvent vérifier et valider la feuille de bingo de cette personne. Toutefois, c’est la personne désignée par le titulaire de licence comme étant responsable qui doit prendre la décision de reconnaître ou non une personne gagnante, y compris en cas de conflit, conformément à 9.6.1 a) (6).
3. L’exploitant de salle de bingo peut commander des feuilles de bingo, les entreposer et en surveiller les stocks.
4. Le titulaire de licence peut également déléguer les responsabilités suivantes au propriétaire ou à l’exploitant de salle de bingo :
   • vendre les feuilles de bingo et assurer le suivi des ventes;
   • compter l’argent et faire les rapprochements nécessaires;
   • s’occuper des plaintes des clients.

9.6.2. DOTATION EN PERSONNEL POUR LES ACTIVITÉS DE BINGO

Il incombe à chaque titulaire de licence de décider quels employés seront présents lors des activités de bingo qu’il met sur pied. Il doit toutefois y avoir sur place au moins trois membres véritables de l’organisme titulaire de licence pour assurer la mise sur pied et l’administration de l’activité.

1. Les personnes suivantes peuvent se joindre aux trois membres véritables, dans n’importe quelle combinaison :
   1. des membres véritables et des employés à temps plein de l’organisme de bienfaisance :
      • Des employés à temps plein de l’organisme peuvent se porter volontaires pour assister aux activités de bingo pourvu que leur principale responsabilité ne soit pas de fournir des services relatifs au jeu.
   2. des employés de la salle de bingo :
      • L’organisme peut s’entendre avec l’exploitant de salle de bingo pour faire en sorte que des employés inscrits remplissent certaines fonctions telles que celles de meneurs de jeu ou de vendeurs de billets à fenêtres.
   3. des messagers employés par la salle de bingo :
      • Le titulaire de licence peut s’entendre avec l’exploitant de salle de bingo pour qu’il assure tous les services de messagers. Dans ce cas, le titulaire de licence et l’exploitant peuvent partager les frais liés à la rémunération des messagers, comme l’autorisent les modalités.
   4. des bénévoles, qui peuvent être des membres d’organismes titulaires de licence faisant partie de l’AOB ou encore des membres de la famille, des amis ou des bénévoles d’autres organismes membres, qui ne se font pas rembourser leurs menues dépenses.
2. Si l’exploitant de salle de bingo assure tous les services de messagers comme on le décrit en 1 c) ci-dessus, le titulaire de licence et l’exploitant partagent tous les frais liés à la rémunération de ceux-ci. Ainsi, lorsque les frais de rémunération sont partagés ::
   • L’AOB et l’exploitant de salle de bingo doivent signer un protocole d’entente, soumis à l’approbation de l’autorité compétente.
   • L’exploitant de salle de bingo doit établir un livre de paie en bonne et due forme pour les employés, englobant les retenues à la source.
   • La part des frais liés à la rémunération du personnel assumée par le titulaire de licence, qui est versée à l’exploitant de salle de bingo :
     • est assujettie à la TVH;
     • doit être payée à même le montant maximum autorisé pour le remboursement des dépenses des membres véritables, qui, incluant la TVH, représente 3 % des prix pour le bingo ordinaire devant être décernés lors de l’activité;
     • doit être payée séparément du loyer.
   • Le titulaire de licence peut rembourser les dépenses des trois membres véritables désignés seulement.
     Ce remboursement :
     • ne doit pas être partagé avec l’exploitant de salle de bingo;
     • doit être fait à partir des produits nets.

Se reporter à la figure 1 qui suit pour obtenir un exemple de la façon de calculer les coûts à assumer par l’exploitant de salle de bingo et le titulaire de licence lorsque les frais liés à la rémunération des messagers sont partagés..

3. Le titulaire de licence peut rembourser aux membres véritables et à ses employés des dépenses qu’ils ont engagées relativement à une activité de bingo. Ces dépenses des membres véritables peuvent englober les frais de repas, de transport et de garde d’enfants. L’organisme peut rembourser à un membre jusqu’à 10 $ de frais raisonnables et nécessaires même s’il n’a pas de reçu pourvu que l’organisme conserve un registre des montants versés, y compris une attestation, signée par les membres véritables, qu’ils ont reçu les montants en question. Dans le cas des dépenses allant de 10 $ à 20 $, les membres véritables doivent fournir un reçu pour le montant intégral réclamé. Le remboursement ne peut dépasser 20 $ par personne, et le total des montants remboursés à tous les membres véritables ne peut représenter plus de 3 % des prix à décerner lors de l’activité. (Pour plus de renseignements, veuillez vous reporter à 3.5.2 « Membres véritables ».)

Toutes les autres dépenses (y compris le coût des feuilles de bingo, des mesures de sécurité, d’entreposage, du matériel et les coûts liés à l’immeuble et à la rémunération des employés) doivent être assumées par l’exploitant de salle de bingo.

Si l’exploitant de salle de bingo ou ses employés commettent une erreur qui entraîne un déficit de caisse, le montant du déficit en question doit être déduit du montant versé au propriétaire ou à l’exploitant de salle de bingo.

Le titulaire de licence doit conserver au moins 60 % du montant de base et verser à l’exploitant de salle de bingo un maximum de 40 % du montant de base ou jusqu’à 15 % des recettes brutes, si ce montant est moins élevé.

9.6.3 B) Exploitant fournissant ou les services de messagers ou ceux de meneurs

Le titulaire de licence doit conserver au moins 60 % du montant de base et verser à l’exploitant de salle de bingo soit un maximum de 40 % du montant de base, soit 14 % des recettes brutes, selon le montant le moins élevé.

9.6.3 C) Exploitant et le titulaire de licence partagent les frais liés à la rémunération des messagers

Lorsque le titulaire de licence et l’exploitant de salle de bingo partagent les frais liés à la rémunération des messagers, la part du titulaire de licence doit être payée à même le montant permis pour le remboursement des menues dépenses, qui représente un maximum de 3 % des prix à décerner lors de l’activité de bingo ordinaire.

Le titulaire de licence doit conserver au moins 60 % du montant de base et verser au propriétaire ou à l’exploitant de salle de bingo soit un maximum de 40 % du montant de base, soit 14 % des recettes brutes, selon le montant le moins élevé.

9.6.3 D) Titulaire de licence n’ayant pas recours aux services d’un exploitant

Les dépenses totales sont plafonnées à 15 % des recettes brutes, la taxe sur les produits et services étant en sus. Les dépenses admissibles sont décrites dans les modalités.

9.6.3 E) Débours pour les super gros lots

Dans les calculs relatifs aux super gros lots, seuls les prix, les droits de licence et les frais de publicité et de promotion sont déduits des recettes brutes :

Recettes brutes - (Prix + Droits de licence + Frais de publicité et de promotion) = Montant de base.

L’AOB doit conserver au moins 60 % du montant de base et verser au propriétaire ou à l’exploitant de salle de bingo un maximum de 40 % du montant de base, jusqu’à concurrence de 15 % des recettes brutes, si ce montant est moins élevé.

Pour obtenir un exemple de la façon de calculer les montants liés aux super gros lots à verser mensuellement aux groupes membres d’une AOB, se reporter à 9.4.1 d) 2).