Pour l’aider à remplir ses responsabilités, l’AOB doit avoir recours aux services d’un administrateur d’association d’organismes de bienfaisance (administrateur d’une AOB ou AAOB) qui est inscrit conformément à la Loi de 1992 sur la réglementation des jeux et qui satisfait aux normes régissant les fournisseurs de biens et de services.
Les responsabilités de l’AAOB sont énoncées dans les Modalités –Activités de jeux de bienfaisance mises sur pied et administrées dans des salles de bingo avec mises en commun. L’AAOB coordonne et administre les activités de l’AOB, c’est-à-dire qu’il :
- coordonne toutes les demandes d’autorisation des organismes de bienfaisance individuels. (Il incombe aux organismes de bienfaisance de remplir et de signer leur propre demande d’autorisation.);
- remet les demandes d’autorisation aux autorités compétentes;
- coordonne la préparation des rapports sur les activités de jeux de bienfaisance. Il revient à chaque organisme de bienfaisance de préparer le rapport sur une activité, tout de suite après son déroulement;
- remet aux autorités compétentes un rapport électronique indiquant les mises brutes et les prix attribués mensuellement pour le bingo (pour calculer le pourcentage des prix à décerner), les recettes totales, les frais administratifs et les droits de licence, ainsi que les sommes versées aux organismes de bienfaisance membres de l’AOB;
- sur demande ou selon les besoins, met à la disposition de chaque organisme membre de l’AOB les relevés mensuels;
- administre un compte en fiducie pour le fonds de commercialisation;
- administre et conserve un compte de loterie en fiducie pour faire un suivi de toutes les recettes;
- administre et conserve un compte de loterie en fiducie pour les devises américaines, le cas échéant;
- examine en détail les rapports et le calcul des autres recettes de l’exploitant et calcule la partie des produits de loterie qui revient à l’exploitant;
- effectue le paiement des droits de licence et d’autorisation à partir du compte de loterie en fiducie;
- effectue le paiement des frais administratifs de l’AOB à partir du compte de loterie en fiducie;
- calcule les produits nets et les répartit entre les organismes de bienfaisance membres de l’AOB;
- aux fins de l’approbation de l’autorité compétente municipale, aide l’AOB à préparer le pro- gramme, ou les dates et les heures, des séances recommandées, pour chaque organisme membre;
- examine les recommandations de l’exploitant quant au programme des parties, notamment le mélange des jeux et l’établissement des prix, pour s’assurer que les exigences relatives au total des prix à décerner soient respectées, reconnaissant ainsi la compétence de l’exploitant de salle;
- se conforme à toutes les normes et directives applicables prescrites par le registrateur de la CAJO et veille à leur respect;
- prépare les rapports financiers et d’autres rapports qu’exige l’autorité compétente.
10.4.1 A) Politiques relatives à l’administrateur d’une AOB
- L’administrateur d’une AOB est un employé de l’association d’organismes de bienfaisance et les recettes d’un organisme de bienfaisance peuvent servir à payer ses services à titre de dépenses administratives raisonnables et nécessaires.
- L’administrateur d’une AOB peut travailler pour plus d’une salle de bingo.
- L’administrateur d’une AOB doit entretenir une relation indépendante avec l’exploitant de salle.
10.4.1 B) Inscription de l’administrateur d’une AOB
L’administrateur d’une AOB doit être un fournisseur de biens ou de services relatifs au jeu inscrit en vertu de la Loi de 1992 sur la réglementation des jeux, être en mesure de remplir toutes les obligations énoncées à la section 10.4.1 (qui précède).
10.4.1 C) Administrateur d’une AOB : conflit d’intérêts
L’administrateur d’une AOB ne doit pas agir à titre de membre véritable pour la mise sur pied et l’administration des activités de jeux de bienfaisance dans une salle de bingo où il est l’AAOB. Il peut toutefois être membre à titre particulier d’un organisme membre.
Pour plus de renseignements, veuillez vous reporter à 3.5.3 « Lignes directrices générales relatives aux conflits d’intérêts » et 9.2.2 « Lignes directrices relatives aux conflits d’intérêts ».