Surveillance

1.10 La conformité avec les normes et exigences est consignée de façon bien organisée afin que les renseignements puissent être examinés et vérifiés par une personne chargée de la surveillance indépendante. (Également applicable aux fournisseurs de biens ou de services relatifs au jeu)

Exigences – À tout le moins :

1. Les documents sont examinés et analysés pour vérifier la conformité avec les normes et exigences et sont approuvés par le personnel de gestion.
2. Les vérificateurs internes et externes ont accès à tous les systèmes, documents (dont ceux portant sur les activités de contrôle) et ressources utiles à la tenue d’une vérification.
3. Sur demande, les exploitants et les fournisseurs de services ou de biens relatifs au jeu retiennent les services d’un vérificateur indépendant que le registrateur juge acceptable pour qu’il effectue les vérifications exigées et qu’il lui fournisse une copie des rapports de vérification.
   
   Directive : Cette exigence vise à permettre au registrateur d’exiger des vérifications par des tierces parties lorsqu’il le juge nécessaire à des fins d’assurance réglementaire. Dans ces cas, l’exploitant ou le fournisseur de biens ou de services relatifs au jeu aura recours aux services du vérificateur, mais celui-ci relèvera directement du registrateur.
4. Lorsque les vérificateurs internes et externes examinent les activités de contrôle pour en déterminer la conformité avec les normes et exigences, ils tiennent compte des attentes du registrateur, telles qu’elles sont énoncées dans le présent document.

1.11 Le conseil, ou toute autre structure de gouvernance lorsqu’il n’existe pas de conseil, est responsable de la conformité, et il y a des preuves que le conseil, ou toute autre structure de gouvernance, s’est acquitté(e) de cette responsabilité. (Également applicable aux fournisseurs de biens ou de services relatifs au jeu)

Exigences – À tout le moins :

1. On confie à une personne la tâche de surveiller la conformité des activités autres que celles dont il assure la surveillance.
   
   Directive : La responsabilité générale de surveiller la conformité devrait idéalement incomber à un directeur de la conformité ou, si ce poste n’existe pas, à un membre de la haute direction.
2. On confie à une personne la tâche d’effectuer des vérifications internes. Cette personne vérifie régulièrement l’environnement de contrôle de l’organisation et le cadre de gestion de la conformité et exerce une surveillance sans lien de dépendance avec le personnel de gestion opérationnelle. La personne chargée de la vérification interne est habilitée à examiner de façon indépendante tout aspect du fonctionnement de l’organisation.
   
   Directive : S’il n’est pas possible de confier cette fonction à une personne en raison de la taille ou de la structure de l’organisation, des vérifications devraient être effectuées par une autre personne chargée de la surveillance indépendante.
3. La personne chargée de la surveillance de la conformité et de la vérification interne ou une autre personne chargée de la surveillance indépendante a un accès direct et sans restrictions au conseil, ou à toute autre structure de gouvernance, et signale, régulièrement ou au besoin, toutes les questions importantes concernant la conformité.
4. Le conseil, ou à toute autre structure de gouvernance, établit un ou des comités pour superviser les personnes chargées de la surveillance de la conformité de l’organisation et de la vérification. Le mandat porte sur la composition et la reddition de comptes.
5. Les membres du conseil, ou à toute autre structure de gouvernance, et de tout comité établi pour superviser les personnes chargées de la surveillance de la conformité de l’organisation et de la vérification comprennent bien les activités, les initiatives et les principales opérations de l’entreprise et ont les aptitudes, la formation, l’expérience et l’indépendance nécessaires pour s’acquitter de leurs responsabilités fiduciaires.

1.12 Il existe un processus indépendant pour que soient déclarés de façon anonyme les lacunes de l’environnement de contrôle, ainsi que les cas de non-conformité possible avec les contrôles, les normes et exigences ou la loi. (Également applicable aux fournisseurs de biens ou de services relatifs au jeu)

Exigences – À tout le moins :

1. On se penche sur les points soulevés dans le cadre du processus de déclaration anonyme, et ces points sont communiqués au conseil en temps utile.

1.13 Les personnes inscrites ont une relation transparente avec le registrateur. (Également applicable aux fournisseurs de biens ou de services relatifs au jeu)

Exigences – À tout le moins, les exploitants :

1. signalent, conformément à la matrice d’avis établie, tout incident pouvant avoir un effet sur l’intégrité des jeux ou la confiance du public, dont toute mesure prise pour éviter que des incidents similaires ne se reproduisent;
2. signalent, conformément à la matrice d’avis établie, tout incident de non-conformité avec a loi, les normes et exigences ou les activités de contrôle, dont toute mesure prise pour éliminer la cause de la non-conformité;
3. mettent à la disposition du registrateur les données, les renseignements et les documents qu’il demande;