Obligations des fournisseurs de biens ou de services relatifs au jeu (fournisseurs de services relatifs au jeu)

  1. Les fournisseurs de biens ou de services relatifs au jeu inscrits (fournisseurs de services relatifs au jeu) qui dispensent des services de gestion à des organismes de bienfaisance autorisés recourant à la vente de billets à fenêtres pour recueillir des fonds doivent au moins :

    (1) veiller à ce que tous les billets à fenêtres vendus soient conformes aux parties 1 à 9 des présentes normes, avant leur remise aux organismes de bienfaisance autorisés, aux vendeurs de billets à fenêtres inscrits ou aux exploitants d’une salle de bingo;

    (2) vérifier s’il existe bien un contrat écrit entre l’organisme de bienfaisance autorisé et le vendeur de billets à fenêtres, ce contrat pouvant être résilié par l’une ou l’autre des parties, sur préavis écrit donné au moins 90 jours civils avant l’expiration de la licence, la résiliation prenant effet à la date d’expiration de la licence, ou instantanément en cas de révocation ou de suspension de la licence de l’organisme de bienfaisance ou de l’inscription du vendeur de billets à fenêtres;

    (3) veiller à ce que le contrat écrit mentionné à l’alinéa renferme une disposition aux termes de laquelle si un vendeur de billets à fenêtres cesse de vendre des billets au nom d’un certain organisme autorisé, il devra verser toutes les recettes perçues à l’organisme précédent avant de commencer à effectuer des ventes au nom d’un nouvel organisme;

    (4) veiller à ce qu’en cas de changement d’organisme de bienfaisance tel que décrit à l’alinéa 3), le fournisseur de services relatifs au jeu présente un rapprochement complet à l’organisme de bienfaisance précédent;

    (5) veiller à ce que le vendeur de billets à fenêtres respecte les exigences des parties 21 et 22 des présentes normes et les conditions de la licence de l’organisme de bienfaisance;

    (6) consigner au moins les renseignements suivants et les communiquer à l’organisme de bienfaisance autorisé tous les mois :

    1. les nom, adresse et numéro d’inscription de tous les vendeurs de billets à fenêtres dont le fournisseur de services assure la gestion au nom de l’organisme de bienfaisance;
    2. le nombre de tranches de billets à fenêtres vendues par chaque vendeur de billets à fenêtres, par numéro de série et par genre et style de billets;
    3. le nombre de tranches que chaque vendeur de billets à fenêtres a en stock à son point de vente.

    (7) déposer auprès du registrateur un rapport de mission d’examen et les états financiers les plus récents au moment de leur renouvellement d’inscriptions(s);

    (8) mettre en oeuvre un système de contrôle interne capable de garantir de façon raisonnable :

    1. que les comptes et les rapports financiers sont exacts, fiables et établis à temps;
    2. qu’il existe des mécanismes leur permettant d’assurer le suivi des tranches de billets à fenêtres vendues à leurs clients et de rendre compte de toutes les tranches de billets à fenêtres achetées, vendues ou en stock, ainsi que de toute quantité manquante;
    3. que les risques d’erreur et de fraude sont réduits au minimum;
    4. que les fonctions, tâches et responsabilités sont séparées comme il se doit;
    5. que l’actif est protégé;
    6. que tout est fait pour assurer un bon fonctionnement.
    (9) Les fournisseurs de services relatifs au jeu peuvent être appelés à faire examiner leur système de contrôle interne par un expert-comptable, pour vérifier s’il est conforme aux critères énumérés à l’alinéa 8); le cas échéant, ils doivent présenter le rapport de l’expert-comptable au registrateur dans les trois (3) mois qui suivent. Dans son rapport, l’expert-comptable doit indiquer s’il a constaté la mise en oeuvre des mesures propres à réaliser les objectifs de contrôle interne exposés à l’alinéa et signaler toute insuffisance.