(10) Tâches d’un exploitant de salle de bingo

10.1 Chaque exploitant consigne les renseignements suivants au sujet des feuilles de bingo :

  1. les séries;
  2. le numéro des séries, à moins que le registrateur n’ait autorisé un autre moyen que la numérotation par série pour faire le suivi des feuilles achetées, vendues ou en stock;
  3. la description du produit, dont la couleur de la feuille sur le dessus du paquet, la découpe des feuilles et la marque de commercialisation;
  4. le nom et l’adresse de l’acheteur;
  5. le nom et l’adresse du fournisseur de biens ou de services relatifs au jeu qui a fabri­qué les feuilles de bingo;
  6. le nombre de paquets par carton.

10.2 Chaque exploitant fait l’inventaire du nombre de feuilles de bingo après chaque activité de bingo et fait le rapprochement de ces inventaires tous les mois.

10.3 Chaque exploitant fait en sorte que le rapprochement mensuel de l’inventaire mentionné à 10.2 soit terminé au plus tard le 5e jour du mois faisant suite au mois pour lequel le rap­port a été préparé.

10.4 Chaque exploitant conserve les dossiers suivants en ce qui a trait aux activités de bingo :

  1. Les livres comptables décrivant en détail les recettes et les dépenses de chaque activité de bingo et les documents à l’appui, notamment des copies des états, des factures et des reçus.
  2. Les dossiers bancaires renfermant les détails de toutes les opérations faites relative­ment à l’exploitation des activités de bingo.
  3. Un dossier indiquant chacun des éléments suivants pour chaque activité de bingo faisant l’objet d’une licence :
    1. Le nombre total de joueurs présents;
    2. Le montant total des mises;
    3. Les prix totaux décernés;
    4. Une copie du programme des parties et leurs prix;
    5. Le nombre et le prix des cartes ou des feuilles vendues selon le genre.

10.5 Chaque exploitant conserve les dossiers suivants relativement au matériel de jeu :

  1. un registre de tous les paiements effectués par le fournisseur de biens ou de ser­vices relatifs au jeu ou reçus par celui-ci relativement à l’achat ou à la vente de matériel de jeu;
  2. une description des biens;
  3. le nom et l’adresse de la personne dont l’argent ou les biens ont été reçus.

10.6 Chaque exploitant prépare chaque mois un rapport financier précisant les recettes générées dans la salle de bingo par l’exploitant de salle de bingo ou toute tierce partie avec laquelle l’exploitant de salle de bingo a signé un contrat ou qu’il autorise à fournir des biens et services à des fins de vente aux joueurs dans la salle de bingo ou dans une salle adjacente.

10.7 Les recettes mentionnées à 10.6 englobent les recettes de toutes les sources, notam­ment les commissions provenant de la vente de produits de la Société des loteries et des jeux de l’Ontario, de nourriture et de boissons, y compris les concessions exploitées par l’exploitant de salle de bingo ou par une tierce partie, les recettes générées par la vente d’autres biens ou services fournis aux clients et les recettes découlant de la présence des joueurs, notamment les revenus tirés de la publicité.

10.8 Le rapport mentionné à 10.6 est signé par un signataire autorisé de l’exploitant de salle de bingo ayant vérifié si le rapport était exact et est fourni à l’association d’organismes de bienfaisance tous les mois.

10.9 Sur demande de l’association d’organismes de bienfaisance, l’exploitant fournit des copies des déclarations qu’il a produites pour la taxe sur les produits et services et la taxe de vente au détail en vue de confirmer les recettes mentionnées à 10.6. Si l’exploitant ne vend pas de biens ou de services directement aux joueurs, il fournit à l’association d’organismes de bienfaisance des documents suffisants pour qu’elle puisse vérifier les renseignements fournis au sujet de ces ventes.

10.10 L’exploitant est responsable de tout coût devant être assumé pour fournir les documents décrits à 10.6 et 10.9.

10.11 Chaque exploitant de salle de bingo instaure un système de contrôle interne.

10.12 Le système de contrôle interne instauré par le l’exploitant de salle de bingo fournit une garantie raisonnable de ce qui suit :

  1. Les états et rapports financiers sont exacts, fiables et établis à temps.
  2. Les risques d’erreur et de fraude sont réduits au minimum.
  3. Les fonctions, tâches et responsabilités sont séparées comme il se doit.
  4. L’actif est protégé.
  5. On favorise une exploitation efficiente.

10.13 On peut exiger qu’un exploitant fasse vérifier son système de contrôle interne par un cabinet d’experts comptables indépendant pour s’assurer qu’il répond aux critères énon­cés à 10.12. Le rapport préparé par le cabinet est fourni au registrateur sur demande de ce dernier.

10.14 Le rapport mentionné à 10.13 indique si les procédures appropriées sont en place pour assurer la réalisation des objectifs liés au contrôle interne décrits à 10.12 et signale toute insuffisance.

10.15 Les dossiers devant être conservés en vertu de l’article 10 le sont pendant au moins quatre ans.