Intégrité en matière de gestion
1.1 Un engagement envers la moralité, l’intégrité et les grandes valeurs éthiques est démontré par l’attitude et les actions.
Exigences – À tout le moins :
- On donne suite en temps utile aux questions soulevées dans des lettres de recommandations des vérificateurs internes ou externes et aux questions soulevées par le registrateur.
- On respecte toutes les lois et tous les règlements pertinents.
- Les exploitants et les fournisseurs de biens ou de services relatifs au jeu établissent et suivent un code de conduite qui porte notamment sur les façons de régler les conflits d’intérêts et sur la transparence envers le registrateur. Ce code de conduite est passé en revue régulièrement par la haute direction de l’organisation.
Environnement de contrôle valable
1.2 La description des activités de contrôle officielles est soumise au registrateur, une fois que ces activités ont été évaluées par une personne chargée de la surveillance indépendante qui est acceptable pour le registrateur en vue de déterminer si elles permettent d’assurer la conformité avec les normes et exigences et qu’elles ont été autorisées par le niveau de gestion approprié.
Exigences – À tout le moins :
- Un processus est en place pour examiner périodiquement les activités de contrôle afin de s’assurer qu’elles permettent de faire respecter les normes et exigences et pour consigner les cas où des lacunes sont décelées, y remédier et apporter les modifications qui s’imposent à ces activités.
- Les modifications importantes à l’environnement de contrôle sont communiquées au registrateur en temps utile.
- La CAJO (ou l’entité désignée) peut avoir accès aux activités de contrôle à des fins d’assurance réglementaire.
1.3 Les exploitants et les fournisseurs de biens ou de services relatifs au jeu respectent leurs activités de contrôle et ont en place des mesures pour en surveiller la conformité et rectifier le tir au besoin.
1.4 Les employés se conforment aux activités de contrôle établies par leur employeur pour assurer le respect des normes et exigences.
1.5 Les exploitants et les fournisseurs de biens ou de services relatifs au jeu sont chargés de s’assurer que les employés et les personnes qui leur fournissent des produits et des services se conforment aux activités de contrôle; ils ont en place des processus pour surveiller cette conformité et prendre les mesures qui s’imposent en cas de non-conformité.
1.6 Les employés informent leur employeur si des activités de contrôle sont inefficaces pour assurer la conformité avec les normes et exigences.
1.7 Toute dérogation par le personnel de gestion aux activités de contrôle est clairement consignée et communiquée au registrateur.
Exigences – À tout le moins :
- Au moins deux membres de la haute direction autorisent toute dérogation à une activité de contrôle, et le conseil, ou toute autre structure de gouvernance lorsqu’il n’existe pas de conseil, en est avisé.
Directive : Cette norme vise à permettre à la haute direction de déroger de façon ponctuelle à des activités de contrôle si des circonstances l’exigent et de s’assurer que les documents appropriés sont conservés à des fins de vérification. Cette norme n’a pas trait à des modifications permanentes à l’environnement de contrôle.
1.8 Les exploitants établissent, mettent en œuvre et gèrent des contrôles pour appuyer la préparation de rapports financiers qui sont conformes à toutes les normes comptables, les règles et les pratiques exemplaires pertinentes.
1.9 Les employés ont les compétences, les aptitudes, l’expérience et la formation nécessaires pour exécuter les activités de contrôle qui se rapportent à leurs responsabilités.
Exigences – À tout le moins :
- Les employés prenant part à l’exécution des activités de contrôle sont formés et connaissent bien l’environnement de contrôle de l’organisation, les risques liés à la réglementation que les contrôles sont censés atténuer et les objectifs réglementaires visés par les normes et exigences.
1.10 La structure organisationnelle est conçue de façon à favoriser un environnement de contrôle valable et une bonne répartition des tâches, pour réduire au minimum les possibilités de collusion ou encore d’activités illégales ou non autorisées.
Exigences – À tout le moins :
- Les employés ont l’autorité et la responsabilité voulues et établies pour s’acquitter de leurs fonctions professionnelles, sous supervision. .
- Le groupe de vérification interne de l’organisation ou une personne chargée de la surveillance indépendante acceptable pour le registrateur vérifie régulièrement si la répartition des tâches est adéquate en ce qui a trait à la protection des joueurs, à l’intégrité des jeux et à la protection des actifs.
- Les exploitants fournissent au registrateur un organigramme indiquant les principaux liens qui existent au sein de l’organisation et s’assurent de le garder à jour.
1.11 Le personnel de gestion comprend bien sa responsabilité et son autorité à l’égard de l’environnement de contrôle.
Exigences – À tout le moins :
- Le personnel de gestion est formé et connaît bien l’environnement de contrôle de l’organisation, les risques liés à la réglementation que les contrôles sont censés atténuer et les objectifs réglementaires visés par les normes et exigences.
1.12 Les renseignements, y compris les registres, sur les cas de non-conformité avec la loi, les normes et exigences ou les activités de contrôle sont conservés pendant au moins trois (3) ans, sauf indication contraire.
1.13 Tous les enregistrements de surveillance sont conservés pendant la période minimale précisée par le registrateur.