Les présentes modalités s’appliquent aux associations d’organismes de bienfaisance relativement à l’administration de leurs comptes en fiducie consolidés. Elles s’ajoutent aux modalités régissant la licence de bingo ordinaire et de circonstance. En cas de divergence entre les présentes modalités et les modalités régissant la licence de bingo ordinaire et de circonstance, les présentes modalités prévalent.
Définitions
COMPTE EN FIDUCIE CONSOLIDÉ : compte désigné comme compte en fiducie par l’institution financière auprès de laquelle le compte a été ouvert et dans lequel sont déposés, conformément aux présentes modalités, les produits d’activités mises sur pied et administrées en vertu d’une licence de loterie.
Les associations d’organismes de bienfaisance qui choisissent d’utiliser des comptes en fiducie consolidés sont assujetties aux présentes modalités et peuvent faire l’objet de vérifications et d’enquêtes de la part d’une autorité compétente. Toute violation d’une modalité peut donner lieu à l’annulation ou à la suspension de la licence ou à des poursuites.
Pour chaque licence délivrée, il est entendu que :
(1) Établissement et geston de comptes en fiducie consolidés
1.1 L’association d’organismes de bienfaisance doit ouvrir au moins trois comptes en fiducie consolidés :
- un compte pour les produits d’activités de loterie autorisées par le registrateur, à l’exception des produits de la vente de billets à fenêtres (licences délivrées par la province);
- un compte pour les produits de la vente de billets à fenêtres en vertu d’une licence délivrée par le registrateur (c’est-à-dire par la province);
- dans les salles avec mise en commun, un compte pour les produits d’activités de bingo autorisées par la municipalité (licences délivrées par la municipalité).
1.2 L’association d’organismes de bienfaisance doit aviser l’autorité compétente qu’elle a l’intention d’utiliser des comptes en fiducie consolidés et lui fournir les détails de l’établissement des comptes ainsi que des renseignements sur les comptes en fiducie existants et le transfert des fonds qui y sont déposés.
1.3 Pour chaque compte en fiducie consolidé, l’association d’organismes de bienfaisance doit tenir au moins les comptes suivants au grand livre:
- Compte en fiducie consolidé;
- Compte des recettes pour chaque type de loterie;
- Compte des prix attribués pour chaque type de loterie;
- Compte des loyers (salle de bingo) pour chaque type de loterie;
- Compte des droits de licence pour chaque type de loterie;
- Compte des frais administratifs pour chaque type de loterie;
- Compte des frais de publicité;
- Compte des frais bancaires;
- Compte des frais de tenue des livres;
- Compte des frais de vérification ou de comptabilité;
- Compte relatif au remboursement des menues dépenses engagées par les membres véritables;
- Compte des débours relatifs aux organismes de bienfaisance membres de l’association d’organismes de bienfaisance.
(2) Journaux
2.1 En plus du journal général, l’association d’organismes de bienfaisance doit tenir un journal quotidien des recettes pour chaque type de loterie mis sur pied. Ce journal doit mentionner au moins les renseignements suivants :
- Date et heure de l’activité de loterie;
- Nom du titulaire de la licence;
- Recettes brutes;
- Prix attribués;
- Droits de licence;
- Menues dépenses payées;
- (Déficit) ou excédent;
- Loyers (salle de bingo);
- Montant d’argent déposé (soit le montant réel qui sera déposé au compte en fiducie consolidé; ce montant doit être appuyé par un reçu de dépôt).
2.2 L’information financière indiquée dans chaque journal quotidien des recettes doit être totalisée à la fin du mois et inscrite au grand livre général.
(3) Sommaire
L’association d’organismes de bienfaisance doit préparer chaque mois, relativement à chaque licence, un sommaire indiquant toutes les recettes et tous les débours relatifs aux produits des loteries du mois. Le sommaire doit indiquer le montant payé à chaque membre de l’association. Le total des débours doit être rapproché avec le total des recettes nettes indiqué sur le rapport de loterie mensuel soumis à l’autorité compétente, y compris tous les frais et dépenses stipulés dans les modalités applicables.
(4) État de rapprochement bancaire mensuel
4.1 L’association d’organismes de bienfaisance doit préparer un état de rapprochement bancaire à la fin de chaque mois, après la réception du relevé bancaire des comptes en fiducie consolidés. Elle doit confirmer tous les dépôts et examiner tous les chèques ou débours. Le relevé bancaire doit rendre compte de tous les articles.
4.2 Conformément à l’article 5.1 ci-dessous, au moins deux membres véritables doivent examiner et approuver l’état de rapprochement bancaire.
(5) Responsabilités de l’association d’organismes de bienfaisance
5.1 Quatre (4) membres véritables désignés con- formément à l’article 9 des modalités portant sur la mise en commun des recettes de bingos par les associations d’organismes de bienfaisance, modalités établies aux termes de l’alinéa 2.2 e) des modalités régissant la licence de bingo ordinaire et de circonstance, administrent les comptes en fiducie consolidés.
5.2 L’association d’organismes de bienfaisance doit soumettre à l’autorité compétente, avec les rapports de loterie mensuels, son journal quotidien des recettes et le sommaire mensuel.
(6) Devises Américaines
6.1 Conformément aux Modalités régissant la licence de bingo ordinaire et de circonstance, l’association d’organismes de bienfaisance doit rendre compte des devises américaines acceptées en paiement des jeux de loterie.