L’association d’organismes de bienfaisance (AOB) agit au nom de ses organismes membres qui étaient ou sont titulaires d’une licence pour la mise sur pied et l’administration d’activités de loterie dans la salle de bingo.

2.1 Le paiement des prix, des droits et des autres frais, ainsi que le remboursement des menues dépenses sont effectués à même les produits des activités de loterie mises sur pied dans la salle de bingo.

2.2 Tout de suite après l’activité de loterie, le titulaire de licence dépose les produits nets générés par la mise sur pied de toutes les activités de loterie dans un compte de loterie en fiducie désigné (CLFD). Les fonds provenant d’autres sources ne sont pas déposés dans ce compte.

2.3 Le titulaire de licence ne dépasse pas le niveau de dépenses prescrit par le registrateur. Si cela se produit, le titulaire de licence fournit aux autorités compétentes une explication par écrit et un plan visant à ramener ses dépenses au niveau prescrit.

2.4 Tout de suite après l’activité de loterie, l’AOB dépose les produits nets générés par la mise sur pied de toutes les activités de loterie dans un compte en fiducie désigné consolidé (CFDC). Les fonds provenant d’autres sources ne sont pas déposés dans le CFDC.

3.1 Les titulaires de licence conservent une copie des rapports qu’ils doivent remettre aux autorités compétentes.

3.2 Les titulaires de licence ouvrent un CLFD pour l’administration de tous les fonds générés par les activités de loterie. L’AOB ouvre un CFDC au nom de ses organismes membres pour l’administration de tous les fonds générés par les activités de loterie mises sur pied dans la salle de bingo. Le CLFD et le CFDC doivent posséder les caractéristiques suivantes :

1. il s’agit d’un compte-chèques pour lequel des relevés mensuels sont envoyés;
2. tous les chèques ou des images électroniques du recto et du verso des chèques sont renvoyés avec le relevé mensuel;
3. tous les chèques ou les autres retraits exigent la signature d’au moins deux signataires autorisés qui sont des membres véritables du titulaire de licence.
4. Dans le cas d’une AOB, tous les chèques ou les autres retraits exigent la signature d’au moins deux signataires autorisés qui sont des membres véritables de deux organismes membres de l’AOB.

3.3

1. Les titulaires de licence fournissent des détails sur le CLFD aux autorités compétentes.
2. L’AOB fournit des détails sur le CFDC aux autorités compétentes.

3.4 Pour chaque CLFD, les titulaires de licence tiennent au moins les comptes du grand livre général suivants :

1. un compte en fiducie désigné;
2. un compte de recettes pour chaque genre de loterie;
3. un compte pour les prix pour chaque genre de loterie;
4. un compte pour les dépenses liées à chaque genre de loterie;
5. un compte pour les droits de licences pour chaque genre de loterie;
6. un compte pour les frais d’administration pour chaque genre de loterie;
7. si le registrateur l’exige, un compte pour le fonds de commercialisation;
8. un compte pour les frais bancaires;
9. un compte pour les dépenses liées à la tenue de livres;
10. un compte pour les dépenses liées aux vérifications ou à la comptabilité;
11. un compte pour le remboursement des menues dépenses aux membres véritables.

3.5 Pour chaque CFDC, l’AOB tient au moins les comptes du grand livre général suivants :

1. un compte en fiducie désigné consolidé;
2. un compte de recettes pour chaque genre de loterie;
3. un compte pour les prix pour chaque genre de loterie;
4. un compte pour l’affectation de 5 % des mises brutes pour les billets à fenêtres aux organismes membres de l’association d’organismes de bienfaisance;
5. un compte pour les dépenses liées à chaque genre de loterie;
6. un compte pour les droits de licences pour chaque genre de loterie;
7. un compte pour les frais d’administration pour chaque genre de loterie;
8. si le registrateur l’exige, un compte pour le fonds de commercialisation;
9. un compte pour les frais bancaires;
10. un compte pour les dépenses liées à la tenue de livres;
11. un compte pour les dépenses liées aux vérifications ou à la comptabilité;
12. un compte pour le remboursement des menues dépenses aux membres véritables;
13. un compte pour le versement des produits aux organismes membres de l’AOB.

3.6 En plus de tenir un journal général, le titulaire de licence prépare un journal des recettes quotidien. Ce journal doit renfermer au moins les renseignements suivants :

1. la date et l’heure de l’activité de jeux de bienfaisance;
2. les recettes brutes pour chaque genre de loterie mise sur pied;
3. les prix décernés pour chaque genre de loterie mise sur pied;
4. les droits de licences;
5. les menues dépenses payées pour chaque activité de loterie;
6. les excédents ou les déficits découlant de chaque activité de loterie;
7. le montant d’argent comptant réel déposé, étayé par un bordereau de dépôt, pour chaque genre de loterie mise sur pied.
8. À la fin de chaque mois, l’information financière figurant dans chaque journal des recettes quotidien sert au calcul des chiffres pour le journal général.

3.7 En plus de tenir un journal général, l’AOB prépare un journal des recettes quotidien. Ce journal doit renfermer au moins les renseignements suivants :

1. la date et l’heure de l’activité de loterie;
2. le nom du titulaire de licence;
3. les recettes brutes pour chaque genre de loterie mise sur pied;
4. les prix décernés pour chaque genre de loterie mise sur pied;
5. les droits de licences;
6. les menues dépenses payées pour chaque activité de loterie;
7. les excédents ou les déficits découlant de chaque activité de loterie;
8. le montant d’argent comptant réel déposé, étayé par un bordereau de dépôt, pour chaque genre de loterie mise sur pied.
9. À la fin de chaque mois, l’information financière figurant dans chaque journal des recettes quotidien sert au calcul des chiffres pour le journal général.

3.8 Le rapprochement bancaire est effectué à l’aide du relevé bancaire du CLFD ou du CFDC reçu à la fin de chaque mois. Il faut vérifier tous les dépôts, ainsi que tous les chèques tirés sur les comptes et les retraits effectués. Il faut pouvoir rendre compte de tous les éléments du relevé bancaire.

3.9

1. Deux membres véritables de différents titulaires de licence qui sont des organismes membres de l’AOB sont désignés pour administrer le CFDC.
2. Deux membres véritables du titulaire de licence sont désignés pour administrer le CLFD.

3.10 Le titulaire de licence et l’AOB préparent à l’intention de leur conseil d’administration respectif un rapport financier mensuel qui résume toutes les activités de loterie et opérations sur le CLFD ou le CFDC. Le rapport porte sur tout le mois.

3.11 Le rapprochement bancaire du CLFD doit être examiné et approuvé chaque mois par au moins deux membres véritables du titulaire de licence.

3.12 Le rapprochement bancaire du CFDC doit être examiné et approuvé chaque mois par au moins deux membres véritables de différents titulaires de licence qui sont des organismes membres de l’AOB.

3.13 Le titulaire de licence et l’AOB veillent à ce que tous les retraits de leur CLFD ou CFDC respectif soient faits par chèque ou par transfert électronique de fonds pour le paiement des dépenses comme l’autorise le registrateur ou pour l’utilisation des produits nets selon ce qui est approuvé dans la demande de licence.

3.14 Le titulaire de licence et l’AOB s’assurent qu’il n’y a pas de transferts entre un CLFD ou un CFDC et un compte général de résultats.

4.1 Les titulaires de licence décident, en fonction de leurs actes constitutifs et sous réserve d’une entente avec leur institution financière, d’avoir recours ou non au transfert électronique de fonds (TÉF). Le TÉF peut être utilisé :

1. par l’AOB pour payer des dépenses, déposer de l’argent dans son compte ou répartir les produits nets générés par les activités de jeux de bienfaisance entre ses organismes membres;
2. par un titulaire de licence pour payer des dépenses, déposer de l’argent dans son compte ou répartir les produits nets générés par les loteries entre les bénéficiaires admissibles.

4.2 Le titulaire de licence ou l’AOB déterminent, en collaboration avec leur institution financière, le montant maximal pouvant être transféré par voie électronique à partir de chaque compte de loterie en fiducie désigné ou chaque CLFD ou CFDC au cours d’une certaine période.

4.3 Une AOB obtient l’autorisation par écrit de chaque organisme membre qui est d’accord avec l’utilisation du TÉF. Chaque organisme participant qui désire recevoir des fonds par voie électronique fournit à l’AOB son information bancaire approuvé par deux signataires autorisés, pour chaque CLFD.

4.4 Si l’AOB ou le titulaire de licence désirent payer des dépenses ou répartir les produits nets générés par les activités de loterie en ayant recours au TÉF, ils obtiennent l’information bancaire du bénéficiaire et la conservent dans leurs dossiers.

4.5 Le titulaire de licence ou l’AOB s’assurent que le système de TÉF de leur institution financière possède les caractéristiques suivantes :

1. sécurité cryptographique fournie par l’institution financière;
2. capacité de vérification permettant d’inscrire tous les changements apportés au dossier de TÉF du compte de loterie en fiducie désigné ou du CLFD ou CFDC de sorte qu’il soit impossible de camoufler des changements ou d’éliminer des comptes sans laisser de piste de vérification;
3. double autorisation électronique;
4. envoi à un membre véritable d’une confirmation automatique, par voie électronique, des fonds transférés;
5. capacité de faire des sauvegardes aux fins de vérification.

4.6

1. L’AOB désigne quatre (4) membres véritables pour administrer les fonds transférés par voie électronique et être les signataires autorisés de l’AOB. Les quatre (4) membres véritables représentent quatre (4) organismes membres de l’AOB.
2. Chaque titulaire de licence désigne au moins trois (3) membres véritables pour administrer les fonds transférés par voie électronique et être les signataires autorisés du titulaire de licence.

4.7 Les titulaires de licence et l’AOB ont recours aux applications logicielles fournies ou aux logiciels exigés par leur institution financière pour établir leurs dossiers de TÉF et pour transférer les fonds par voie électronique.

4.8 Le titulaire de licence ou l’AOB s’assurent qu’il y a suffisamment de fonds dans le compte avant d’effectuer un transfert.

4.9 Le titulaire de licence ou l’AOB fournissent régulièrement les dossiers de TÉF à leur institution financière.

4.10 Le transfert de fonds est autorisé par voie électronique par deux des membres véritables désignés pour administrer le TÉF.

4.11 Le dossier de TÉF est fourni à l’institution financière dans les deux jours ouvrables suivant sa création en vue de procéder au transfert. Le titulaire de licence ou l’AOB tiennent un registre pour la confirmation du transfert de fonds.

4.12 Le titulaire de licence ou l’AOB obtiennent de l’institution financière des rapports résumant les renseignements des dossiers. Ces rapports comprennent au moins ce qui suit :

1. le nombre de paiements acceptés et rejetés et la valeur en dollars de chacun;
2. un rapport des effets retournés, qui énumère les paiements retournés et la raison de ce retour, y compris la valeur en dollars de chacun;
3. un rapport de réexpédition d’opérations, qui indique les paiements destinés à des succursales fermées ou à d’autres institutions financières.

4.13 Le titulaire de licence ou l’AOB s’assurent que dans les trois (3) jours ouvrables de la réception des rapports de l’institution financière, ceux-ci sont examinés et signés par un des membres véritables désignés pour administrer les TÉF qui n’a pas apposé sa signature sur l’autorisation initiale du transfert de fonds. Le signataire autorisé prépare un rapport sommaire indiquant toute anomalie dans le rapport reçu de l’institution financière et le soumet au conseil d’administration du titulaire de licence ou de l’AOB lors d’une réunion tenue dans les 90 jours.

5.1

1. L’AOB fait le rapprochement du CFDC et prépare un rapport mensuel à l’intention de ses organismes membres. Le rapport porte sur tout le mois.
2. Chaque titulaire de licence fait le rapprochement de son CLFD et prépare un rapport mensuel à l’intention de son conseil d’administration. Le rapport porte sur tout le mois.

5.2 Après chaque activité de loterie, les titulaires de licences fournissent à l’AOB un rapport financier indiquant les résultats détaillés de chaque activité de loterie. Ce rapport doit renfermer au moins les renseignements suivants :

1. les recettes brutes et les prix du bingo;
2. les recettes brutes et les prix des billets à fenêtres;
3. les droits de licence;
4. les menues dépenses remboursées.

5.3

1. L’AOB prépare à l’intention des autorités compétentes un rapport financier mensuel pour chaque genre de loterie mise sur pied en bonne et due forme dans les délais impartis.
2. Les titulaires de licence préparent à l’intention des autorités compétentes un rapport financier pour chaque genre de loterie mise sur pied en bonne et due forme dans les délais impartis.

5.4 Les organismes membres de l’AOB sont responsables de tout déficit résultant de l’exploitation d’une activité de loterie par une des organismes membres, et le déficit est indiqué dans le rapport financier. Les déficits résultant d’actes posés par l’exploitant de salle de bingo ou ses employés sont la responsabilité de l’exploitant. Les montants manquants sont versés à l’organisme membre mettant sur pied l’activité de jeux de bienfaisance et sont inclus dans le dépôt net pour l’activité en question.

5.5 S’il est tenu de le faire, le titulaire de licence dépose ses états financiers auprès de l’autorité compétente dans les 180 jours de la fin de l’exercice.

5.6 Chaque titulaire de licence dépose auprès de l’autorité compétente les rapports sur le respect des modalités qu’exige le registrateur dans les 180 jours de la fin de l’exercice du titulaire de licence.

5.7 Dès que l’AOB a déposé les rapports auprès de l’autorité compétente, elle en met des copies à la disposition de ses organismes membres.

6.1 Les titulaires de licence peuvent choisir de rembourser les menues dépenses de leurs membres véritables.

6.2 Après avoir payé toutes les dépenses admissibles, l’AOB divise les produits qui restent au prorata entre ses organismes membres en fonction du nombre d’activités de jeux de bienfaisance mises sur pied par chacune d’elles au cours de la période sur laquelle porte le rapport. La part de chaque organisme membre est réduite du montant des déficits dont elle est responsable.

 

7.1 Seuls les titulaires de licence qui mettent sur pied des activités de bingo ou de billets à fenêtres dans les villes frontalières où la majorité des joueurs sont Américains peuvent accepter que les feuilles de bingo ou les billets à fenêtres soient payées en argent américain.

7.2

1. Les titulaires de licence ou les AOB dont les organismes membres acceptent de l’argent américain a un CLFD ou un CFDC en dollars américains, afin d’y déposer tout l’argent américain reçu et de renflouer la petite caisse dans cette devise. Le compte respecte toutes les autres exigences des présentes normes.
2. On ne peut effectuer aucun retrait de ce compte, par chèque ou autrement, sauf dans les cas prévus dans les présentes normes.

7.3

1. Le montant maximum pouvant être déposé dans le compte en argent américain ne dépasse jamais la valeur des prix estimatifs à décerner par le titulaire de licence.
2. Les dépôts supérieurs au total estimatif des prix à décerner (y compris les intérêts) sont retirés par chèque et déposés dans le CLFD ou le CFDC en dollars canadiens.

7.4 Toutes les dépenses sont payées en argent canadien seulement et les fonds proviennent du CLFD ou du CFDC en dollars canadiens.

7.5 On utilise le taux de change acheteur quotidien fixé par les banques à charte pour calculer les recettes brutes rajustées. Ce renseignement est obtenu tous les jours. Les dépenses sont calculées en fonction des recettes brutes rajustées.

7.6 Tous les joueurs qui achètent des feuilles de bingo ou des billets à fenêtres en argent américain reçoivent leurs prix dans cette devise, et les fonds proviennent des recettes ou du CLFD ou du CFDC en dollars américains.