La CAJO et l'Ontario Cannabis Store (OCS) ont introduit une plateforme de données pour vous aider à réduire votre fardeau réglementaire en simplifiant vos exigences en matière de déclaration sur le cannabis et en améliorant leur exactitude.

Tous les détaillants autorisés en Ontario sont tenus d'utiliser un système de point de vente en magasin entièrement intégré à la plateforme de rapport de données de point de vente.

Comment cela fonctionne  

La plateforme de reporting de données PDV extrait, standardise et valide automatiquement les données que vous hébergez déjà dans votre système. Cela se fait via une connexion API (Application Programming Interface) entre votre système POS et la plateforme de données POS. L'OCS traite les données extraites, les partage avec la CAJO et vous informe de toute erreur.

S'ils ont été intégrés à OCS, votre fournisseur de point de vente configurera votre système pour extraire automatiquement les données de déclaration réglementaires provinciales et fédérales requises directement à partir de votre système de point de vente en magasin. 

Une fois traitées par l'OCS, les données requises pour les rapports provinciaux et réglementaires seront disponibles pour les rapports réglementaires fédéraux. L'OCS remplit et complète les rapports requis par Statistique Canada et Santé Canada.

Une liste des fournisseurs de points de vente entièrement intégrés à la plateforme de rapport de données de point de vente peut être trouvée ici. Pour plus d'informations sur la plateforme de rapport de données de point de vente, envoyez un courriel à OntarioCannabisDataReporting@ocs.ca.

Sécurité des données

Une fois ajouté à la plateforme, vous pouvez recevoir des notifications d'erreur de rapprochement des données. Une liste des messages d’erreur de réconciliation des données est disponible auprès de l’OCS ici. 

Il est important que vous traitiez rapidement tout message d'erreur que vous recevez afin de maintenir l'exactitude et la conformité des données. Si vous avez des questions sur des messages d'erreur spécifiques, contactez votre fournisseur de point de vente.

La CAJO valide les données entrantes pour garantir le respect par les détaillants de leurs obligations réglementaires. Si nos efforts de validation identifient des problèmes, nous pouvons vous contacter directement pour les résoudre.

Fermeture d'un magasin agréé
 

Si vous êtes titulaire d'un CROL fermant définitivement un magasin autorisé, vous devez aviser la CAJO de votre intention de fermer. De plus, vous devez vous assurer que les niveaux de stocks de clôture de votre magasin sont déclarés à zéro dans les données fournies à la CAJO avant que le magasin puisse être officiellement fermé. Pour connaître les étapes réglementaires et opérationnelles détaillées requises avant la clôture, veuillez vous référer à la section « Demande d'annulation d'une licence et/ou d'une autorisation » de ce guide.

Veuillez vous référer aux directives de saisie des données sur les graines de cannabis avant la vente pour obtenir des instructions sur la saisie des données dans un système de point de vente.
 

Vue d’ensemble

Dans le cadre du processus global de suivi de la CAJO visant à assurer le respect des normes, des lois et règlements du registrateur, les titulaires de licence doivent se conformer aux obligations minimales de notification au registrateur, comme il est indiqué dans le document de la CAJO Exigences relatives aux rapports réglementaires – Cannabis (Matrice d’avis). Ces normes comprennent (mais sans s’y limiter), l’obligation de signaler les cas de perte ou de vol de produits, les modifications de la présentation du magasin et les défaillances des systèmes de surveillance. Les Normes du registrateur pour les magasins de vente au détail de cannabis (Norme 1.6) exigent que les exploitants se conforment à ces exigences de notification, notamment en respectant les délais de soumission prescrits.

Selon la norme 8.1.10, qui est entrée en vigueur le 30 juin 2022, les exploitants de magasins autorisés de vente au détail de cannabis sont tenus de faire le suivi des accords et de l’acceptation de tout article, avantage ou service (en vertu de la norme 6.5) au moyen du modèle du rapport réglementaire sur le cannabis en vertu de la norme 8.1.10 de la CAJO. Ces documents, comme tous les autres documents énumérés dans la norme 8.1, doivent être fournis à la CAJO sur demande.

Q : Quelle est la méthode de destruction approuvée par la CAJO?

R : Il n’existe aucune méthode approuvée, mais la méthode de votre choix doit respecter la norme 3.0 du registrateur.

Q : Si je désire utiliser mon stock à des fins de présentation, puis-je le faire par l’intermédiaire d’un rajustement du stock?

R : Non, tout produit utilisé à des fins de présentation doit être acheté à un coût supérieur à 0 $.

Q : Puis-je utiliser à des fins de présentation un article mis de côté en vue de sa destruction?

R : Non, tout produit utilisé à des fins de présentation doit être saisi comme information de vente, et son prix doit être supérieure à 0 $.

Q : Puis-je retirer des produits du stock à un coût de 0 $ à des fins personnelles?

R : Non, tous les produits de cannabis doivent être saisis comme information de vente, et leur prix doit être supérieur à 0 $. Fournir gratuitement des produits de cannabis à du personnel contrevient à la norme 6.3 : « Les titulaires de licence ne peuvent pas fournir gratuitement du cannabis ou des accessoires de cannabis, ni offrir quelque autre chose ou avantage que ce soit, à titre d’incitation à l’achat de cannabis ou d’un accessoire de cannabis ».

Q : Si un client retourne un produit, mais que celui-ci est perdu avant d’être rajouté au stock, comment doit-on saisir les données?

R : Suivez ces trois étapes :

• Traitez le retour selon les instructions fournies dans la partie Retour d’un client des Lignes directrices sur la saisie de données de suivi du cannabis.
• Retirez le produit du stock et consignez-le comme perte ou vol selon les instructions fournies dans la partie Perte ou vol du cours intitulé Lignes directrices sur la saisie de données de suivi du cannabis.
• Avisez la CAJO de l’incident en un jour ouvrable.

Introduction

La CAJO et la Société ontarienne du cannabis (SOC) inaugurent une nouvelle plateforme de données destinée à réduire considérablement les contraintes liées à la réglementation en facilitant la production de rapports sur le cannabis et en améliorant leur exactitude.

La CAJO et la SOC ont conjointement conçu une  nouvelle plateforme de données pour les points de vente (PDV) actuellement déployée auprès des fournisseurs de PDV et de certains détaillants affiliés.

Si vous êtes sélectionné par votre fournisseur de PDV pour participer au programme pilote, vous recevrez des détails sur la façon de participer.

La CAJO et la SOC ont conçu une plateforme de données simplifiée pour les points de vente (PDV) qui s’intègre directement à votre système de PDV en magasin.

Plateforme de soumission des données pour les PDV

Cette nouvelle plateforme vous permettra d’extraire, de normaliser et d’automatiser vos rapports mensuels directement à partir des données figurant déjà dans votre système. Ce dernier éliminera la nécessité de préparer et de soumettre manuellement les rapports mensuels et améliorera l’exactitude des données soumises de manière à vous permettre de satisfaire davantage aux exigences réglementaires provinciales et fédérales en matière de rapports.

La nouvelle Plateforme de soumission des données pour les PDV changera la façon dont vous soumettez vos rapports mensuels.

Votre système de PDV soumettra les données applicables à la Plateforme de soumission des données pour les PDV. Les données seront automatiquement recueillies par l’entremise d’une connexion par interface de programmation d’applications (API) entre votre système de PDV et la Plateforme de soumission des données pour les PDV.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur son fonctionnement, consultez la page Web Nouvelle Plateforme de soumission des données pour les PDV

Déploiement de la plateforme de données PDV

Un essai sur le terrain a ete effectue mené auprès d’un petit groupe de détaillants et de leurs fournisseurs de PDV, dans le but de tester la plateforme de données de PDV dans un environnement réel de magasin de détail.  L’essai sur le terrain sera suivi d'un programme pilote permettant de déployer la nouvelle plateforme auprès de fournisseurs de PDV spécifiques et de détaillants sélectionnés affiliés.

Via votre fournisseur de PDV, vous recevrez des détails sur la façon de participer.

Pour aider les détaillants qui pourraient avoir besoin de s'intégrer à un fournisseur de point de vente intégré, voici une liste de fournisseurs de point de vente qui sont prêts à intégrer les détaillants.

Alors que vous etes à bord, vous continuerez à faire certaines activités que vous avez toujours faites et commencerez à faire de nouvelles choses.

Un processus de validation de l’assurance de la qualité sera mené avec les fournisseurs de PDV pour s’assurer que la plateforme de données reçoit correctement les données et que la connexion par API fonctionne correctement. 

Une fois la intégration terminée et votre système de PDV intégré avec succès, vous passerez entièrement à la Plateforme de soumission des données pour les PDV. Alor, vous n’aurez plus besoin de soumettre des rapports intégrés pour la vente au détail mensuels sur Excel à la CAJO. Vos données seront automatiquement soumises par l’entremise de votre système de PDV. 

Remarque : Pour savoir si le fournisseur de PDV participe à ce programme pilote, veuillez le contacter directement. Sinon, votre fournisseur de PDV vous dira si vous avez été sélectionné pour participer au programme pilote et vous fournira des détails sur la procédure de participation.

• Dans le cas où vous et votre fournisseur de PDV ne participez pas au programme pilote, vous en serez informé dès que ce dernier sera achevé et vous recevrez plus d’informations sur les prochaines étapes.
• Que vous participiez ou non au programme pilote, votre transition éventuelle vers la nouvelle plateforme de données exigera que vous résolviez tout problème de données non résolu relatif aux rapports Excel que vous avez antérieurement soumis de façon manuelle. De ce fait, nous vous encourageons à résoudre tout problème de ce type aussi rapidement que possible.  

Normes du registrateur pour les magasins de vente au détail de cannabis 

Des changements seront apportés aux Normes du registrateur pour les magasins de vente au détail de cannabis. Vous suivrez certaines normes révisées et nouvelles normes une fois que vous aurez terminé votre intégration et que vous aurez complètement fait la transition vers la nouvelle Plateforme de soumission des données pour les PDV.

Pour en savoir plus

La CAJO et la SOC peuvent répondre à toutes vos questions et vous accompagner durant la transition.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur le déploiement de la plateforme de données PDV, envoyez un courriel à OntarioCannabisDataReporting@ocs.ca

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les exigences de votre rapport intégré pour la vente au détail de cannabis pendant le déploiement de la plateforme de données PDV, envoyez un courriel à cannabisreporting@agco.ca  

Ressources utiles

• Lignes directrices de la CAJO sur la saisie de données de suivi du cannabis : Module d’apprentissage en ligne (Clé de licence : 8444-6196-1617-3306) – Ce nouveau module d’apprentissage en ligne de la CAJO sur la saisie de données aidera les détaillants à comprendre comment entrer les données sur la vente au détail dans leur système de PDV et à maintenir des dossiers exacts et cohérents pour une variété de types de saisie de données.
• Module d’apprentissage en ligne sur les rapports de vente au détail de cannabis (Clé de licence : 8444-6196-1617-3306) – Ce module d’apprentissage en ligne de la CAJO est conçu pour servir aux détaillants de ressource d’orientation relative aux rapports intégrés pour la vente au détail de cannabis.
• Ontario Cannabis Store Wholesale Learn – Ce site Web fournit aux détaillants autorisés de l’Ontario des renseignements sur la façon de travailler avec la SOC.

La CAJO et la SOC se sont engagées à assurer la vente sécuritaire et responsable du cannabis en Ontario et elles continueront d’ajuster les processus pour refléter l’adoption de solutions durables et évolutives.