(12) Questions bancaires et financières

12.1 Le titulaire de licence :

  1. retient en fiducie toutes les recettes tirées de la mise sur pied et de l’administration des loteries;
  2. ouvre et conserve un compte de loterie en fiducie distinct désigné comme étant un compte en fiducie par la succursale d’une institution financière pour administrer toutes ces recettes. Le titulaire de licence a le choix :
    1. soit d’ouvrir et de conserver un (1) compte de loterie en fiducie désigné pour administrer les recettes;
    2. soit d’ouvrir et de conserver des comptes de loterie en fiducie désignés distincts pour chaque type de loterie qu’il met sur pied et administre.

12.2 Chaque compte de loterie en fiducie désigné est au nom du titulaire de licence et possède les caractéristiques suivantes :

  1. il s’agit d’un compte-chèques pour lequel des relevés mensuels sont envoyés;
  2. tous les chèques ou des images électroniques du recto et du verso des chèques sont renvoyés avec le relevé mensuel.

12.3 Tous les intérêts accumulés dans le compte de loterie en fiducie sont utilisés à des fins de bienfaisance par le titulaire de licence.
12.4 Le titulaire de licence se conforme aux exigences suivantes dans le cadre de l’administration du compte de loterie en fiducie :

  1. Il nomme au moins deux (2) signataires autorisés qui sont des membres véritables de l’organisme titulaire de licence pour s’occuper de l’administration du compte et de l’émission des chèques au nom du titulaire de licence.
  2. Il dépose dans le compte toutes les sommes découlant de l’exploitation des activités de bingo. Les sommes sont déposées au moyen de bordereaux de dépôt uniquement et ce, le plus rapidement possible.
  3. Il veille à ce que tous les retraits soient faits par chèque.
  4. Il veille à ce que les chèques ne soient émis que pour le paiement des dépenses engagées dans le cadre de la mise sur pied de la loterie, pour le paiement des prix décernés et pour les dons des recettes nettes aux fins de bienfaisance approuvées dans la demande de licence.

12.5 Le titulaire de licence ne doit pas :

  1.  
    1. lorsqu’il n’y a qu’un (1) seul compte de loterie en fiducie désigné, y déposer des sommes provenant d’une autre source que les loteries mises sur pied par le titulaire de licence;
    2. lorsqu’un compte de bingo en fiducie distinct a été désigné, y déposer des sommes provenant d’une autre source, à l’exception des recettes tirées des super gros lots et des billets à fenêtres qui ont lieu dans le cadre des bingos;
  2. déplacer des fonds, par un moyen quelconque, du compte de loterie en fiducie désigné dans un autre compte de gestion ou compte général du titulaire de licence;
  3. fermer le compte de loterie en fiducie désigné avant que tout l’argent ait été donné aux fins de bienfaisance approuvées et qu’un rapport ait été soumis à une autorité compétente.

12.6 S’il n’y a qu’un (1) compte de loterie en fiducie désigné pour les recettes tirées de plusieurs types de loteries, le titulaire de licence conserve des grands livres distincts indiquant les détails financiers de chaque loterie mise sur pied, pour chaque jeu et chaque licence, y compris les recettes tirées, les dépenses engagées et les recettes déboursées pour chaque loterie.

(13) Présentation des rapports

13.1 Le titulaire de licence présente à une autorité compétente, sur la formule prescrite à cet effet, un rapport financier décrivant les résultats du bingo. Des copies de tous les bordereaux de dépôt reliés à l’activité et vérifiés (oblitérés) par la banque accompagnent le rapport financier.
13.2 Le rapport financier est déposé dans les 15 jours suivant la date du bingo. Une autorité compétente peut demander que soient déposés les documents supplémentaires, notamment des reçus pour toutes les dépenses engagées, jugés nécessaires pour justifier certains points particuliers.
13.3 Le titulaire de licence présente à chaque autorité compétente qui lui a délivré une licence, dans les 180 jours suivant la fin de son exercice financier :

  1. les états financiers préparés conformément à 13.4. Les états financiers comprennent un sommaire des renseignements financiers reliés à la réception et à l’utilisation des recettes tirées de toutes les loteries pour lesquelles il est titulaire d’une licence. De plus, si cela n’est pas indiqué de façon claire et concise dans les états financiers ou dans les notes afférentes aux états financiers, les états financiers incluent des renseignements supplémentaires indiquant, par licence, les dépenses, les versements, les recettes nettes et l’utilisation des recettes nettes pour chaque loterie pour laquelle il est titulaire d’une licence;
  2. un rapport sur le respect des modalités des licences par le titulaire de licence, préparé conformément à 13.4.

13.4 Les titulaires qui reçoivent :

  1. des revenus bruts annuels de moins de 250 000 $ de toutes les sources doivent préparer des états financiers selon les normes établies dans le manuel de l’ICCA;
  2. des revenus bruts annuels de 250 000 $ ou plus de toutes les sources doivent préparer des états financiers selon les normes établies dans le manuel de l’ICCA et ces états doivent être audités par un expert-comptable.

13.5 Le titulaire de licence remet à l’autorité compétente qui en fait la demande et ce, dans les délais prescrits par cette dernière, tous renseignements, documents, états financiers, états financiers vérifiés, rapports de mission d’examen, rapports sur le respect des modalités ou rapports de vérification sur le respect des modalités exigés.
13.6 Le titulaire de licence peut payer les frais liés à la préparation des états et rapports financiers exigés à 13.4 ou, sous réserve de l’autorisation d’une autorité compétente, à 13.5, à même les recettes des loteries. Ces frais ne doivent toutefois pas être inclus dans les montants maximums au titre des dépenses indiqués dans les présentes modalités.