2.6.0 Processus D’évaluation

2.6.1 PROCHAINES ÉTAPES : LIGNES DIRECTRICES POUR L’ÉVALUATION

2.6.1 A) Évaluation de l’organisme

Pour être admissible à une licence de loterie, l’auteur d’une demande doit avoir une structure organisationnelle établie. Il doit également être une entité juridique et posséder un document officiel prouvant que l’organisme est établi. Cependant, il n’est pas nécessaire qu’un organisme soit constitué en personne morale au palier provincial ou fédéral pour obtenir une licence. De plus, le fait d’être constitué en personne morale ne garantit pas que l’organisme recevra une licence. Il est à noter que le produit de loteries ne peut servir à la mise sur pied d’un organisme.

Pour être admissible, un organisme doit :

• être sur pied depuis au moins un an;
• fournir des services de bienfaisance communautaires conformes aux principaux objectifs de l’organisme depuis au moins un an;
• avoir un établissement en Ontario;
• démontrer qu’il est établi pour fournir des services de bienfaisance en Ontario;
• proposer d’utiliser le produit de loteries à des fins de bienfaisance qui bénéficient à l’Ontario et aux résidents de la province;
• assumer l’entière responsabilité de la mise sur pied et de l’administration de ses loteries.

Les modalités régissant chaque licence de loterie précisent les exigences particulières se rattachant à la demande, exigences qui sont résumées dans les sections pertinentes portant sur les politiques de délivrance des licences du présent manuel.

Lorsqu’un organisme présente une demande de licence de loterie, ou qu’il est nécessaire d’évaluer l’admissibilité d’un organisme, celui-ci doit fournir tous les renseignements et les documents pertinents :

• une copie de ses lettres patentes;
• une copie de ses actes constitutifs et de ses règlements internes;
• une copie de son budget pour l’exercice en cours;
• une copie de ses états financiers pour l’exercice précédent;
• la liste des membres de son conseil d’administration;
• le plus récent rapport qu’il a présenté au tuteur et curateur public;
• son numéro d’enregistrement en tant qu’organisme de bienfaisance aux fins de l’impôt sur le revenu;
• une copie de la lettre d’avis d’enregistrement en tant qu’organisme de bienfaisance fournie par l’Agence du revenu du Canada, accompagnée de tout document indiquant le statut de l’auteur de la demande et les modalités d’enregistrement;
• une copie des déclarations de revenu de bienfaisance transmises à l’Agence du revenu du Canada pour l’année civile précédente;
• des descriptions détaillées de ses activités;
• une copie de son rapport annuel.

L’organisme doit également fournir tout autre renseignement qui aidera l’agente ou l’agent de délivrance des licences de loterie à déterminer les objectifs et les activités de bienfaisance de l’organisme.

Une fois l’évaluation terminée, l’agente ou l’agent peut demander d’autres renseignements à l’égard de la demande. L’organisme est alors tenu de fournir l’information exigée.

Si des changements sont apportés aux documents fournis, l’organisme doit faire parvenir les documents modifiés à l’autorité compétente dès qu’ils sont disponibles.

Les organismes évoluent. Ainsi, les organismes admissibles à une licence de loterie ne doivent jamais cesser de fournir à l’autorité compétente tout document modifié.

Les organismes qui obtiennent une licence de loterie sont assujettis à des évaluations périodiques de leur admissibilité.

2.6.1 B) Évaluation de l’utilisation du produit de loteries

Pour que l’on puisse déterminer si les utilisations proposées du produit de loteries sont admissibles, l’organisme doit décrire en détail ces utilisations et les programmes auxquels le produit sera affecté. Le produit de loteries doit être consacré à des programmes de bienfaisance et ceux-ci doivent être conformes aux objectifs de l’organisme. Il doit s’agir d’objectifs de bienfaisance qui entrent dans au moins une des quatre catégories énoncées à 2.1.0.

En plus des politiques relatives à l’utilisation du produit de loteries et des exemples d’utilisations admissibles de ce produit qui sont fournis dans le présent chapitre, les lignes directrices suivantes peuvent être utiles pour évaluer et déterminer les utilisations admissibles du produit de loteries :

• Les dépenses indiquées dans les plus récents états financiers devraient indiquer que l’organisme a fait des contributions correspondant à ses objectifs de bienfaisance et que les activités de l’organisme sont conformes à ces objectifs.
• Le budget de fonctionnement courant devrait indiquer en détail les revenus et les dépenses prévus de l’organisme. L’utilisation que l’organisme propose de faire du produit de loteries (telle qu’indiquée dans la demande de licence de loterie) devrait coïncider avec les postes du budget de fonctionnement courant. De plus, ce budget devrait démontrer que le produit de loteries répond à un besoin.
• Les utilisations du produit de loteries devraient se limiter aux dépenses liées directement à la prestation de programmes de bienfaisance par l’organisme. Autrement dit, le produit de loteries ne doit pas servir à des programmes qui ne s’inscrivent pas dans le cadre des objectifs de bienfaisance de l’organisme indiqués dans les documents de constitution.
• Dans un nombre limité de cas, il peut être possible d’utiliser le produit de loteries pour certains des frais d’administration engagés directement par un organisme pour la réalisation de ses objectifs de bienfaisance. Ces frais doivent être essentiels pour la prestation directe des services de bienfaisance et être approuvés au cas par cas par l’autorité compétente.

(Pour plus de renseignements, veuillez vous reporter à 2.4.1 b) « Dépenses directes et dépenses indirectes ».)

2.6.2 PROCHAINES ÉTAPES : QUESTIONNAIRE RELATIF À L’ADMISSIBILITÉ

L’agente ou l’agent de délivrance des licences de loteries doit évaluer l’admissibilité de l’auteur d’une demande à l’aide des questions suivantes. Si la réponse à l’une ou l’autre de ces questions est négative, cela indique que l’organisme n’est pas admissible.

1. Les objectifs de l’organisme entrent-ils dans l’une des quatre catégories d’objectifs de bienfaisance? Dans la négative, arrêter ici.
2. Dans l’affirmative, dans laquelle?
   1. Le soulagement de la pauvreté;
   2. L’avancement de l’éducation;
   3. L’avancement de la religion;
   4. Tout autre objectif de bienfaisance dont la réalisation est bénéfique pour la collectivité;
   5. Aucune de ces réponses – arrêter ici.
3. L’organisme a-t-il un établissement en Ontario?
4. L’organisme est-il sur pied depuis au moins un an et peut-il prouver qu’il a exercé des activités de bienfaisance tout au long de l’année?
5. L’organisme a-t-il été établi pour fournir des services de bienfaisance en Ontario et utilise-t-il le produit de loteries à des fins qui bénéficient uniquement aux résidents de l’Ontario? Dans la négative, l’organisme demande-t-il l’autorisation d’utiliser le produit de loteries aux seules fins conformes à ces exigences?
6. L’organisme est-il organisé de façon à être une entité distincte, sur le plan juridique, financier et organisationnel, de tout autre organisme?
7. L’utilisation proposée est-elle admissible?
8. L’utilisation proposée est-elle liée à la prestation directe de services conformes à la catégorie des objectifs de bienfaisance de l’organisme et aux documents qui le régissent?
9. Est-ce qu’on permet à tous les segments de la population de profiter des avantages sur le plan humain proposés? Si les avantages sur le plan humain visent un groupe précis de la collectivité, est-ce qu’on permet à tous les segments de ce groupe d’en profiter?

2.6.3 PROCHAINES ÉTAPES : ACTES CONSTITUTIFS

Chaque organisme qui présente une demande de licence de loterie doit posséder un document qui prouve son établissement, qui énonce les objectifs communs des membres et qui fournit des détails sur les moyens que prendra l’organisme pour atteindre ces objectifs. Les documents officiels englobent des lettres patentes, des actes constitutifs et des actes d’association. Les associations informelles qui n’ont pas de document de ce genre ne sont pas admissibles à une licence de loterie.

L’organisme doit démontrer que les documents de constitution renferment les éléments suivants :

• le nom de l’organisme;
• les objectifs de l’organisme;
• la description de la façon de procéder pour devenir membre de l’organisme et le rester;
• une clause précisant que les membres de l’organisme ne réaliseront pas de gains de leur association à l’organisme et que tout profit réalisé servira uniquement à faire valoir les objectifs de l’organisme;
• la description de la structure organisationnelle (p. ex., président(e), secrétaire, trésorier(ière));
• la description du processus d’élection des administrateurs de l’organisme;
• la signature des dirigeants qui ont signé les actes constitutifs;
• la signature d’au moins trois administrateurs actuels de l’organisme pour attester que les actes constitutifs sont à jour et toujours en vigueur;
• la date d’entrée en vigueur du document;
• une clause générale de dissolution (traitant de la liquidation de l’organisme);
• une autre clause (pouvant faire partie des règlements internes) :
  • précisant que si l’organisme est dissout, les éléments d’actif et les biens-fonds de l’organisme qui ont été obtenus ou qui sont conservés grâce au produit de loteries pourvues d’une licence (p. ex., des comptes de loterie en fiducie ou des biens-fonds achetés à l’aide du produit de loteries) seront répartis entre des organismes de bienfaisance admissibles pouvant recevoir le produit de loteries en Ontario.