Section 9 : Plan de communication

La fonction de communication d’entreprise de la CAJO fournit une gamme de services et de produits qui aident l’organisme à atteindre ses objectifs stratégiques de manière à cultiver des relations de confiance, de compréhension et de soutien avec ses parties prenantes internes et externes.

L’approche de communication « numérique par défaut » de la CAJO donne la priorité aux communications numériques pour informer et engager le public, ses clients et ses employés, en exploitant les canaux numériques et en tirant parti des avantages des médias enrichis pour soutenir l’approche réglementaire moderne globale de l’organisme.

Les activités de communication qui seront privilégiées au cours du prochain exercice comprennent les relations avec les médias, les communications numériques pour les parties prenantes, le développement du contenu des canaux, ainsi que la planification et le soutien des communications pour les initiatives de l’organisme et les activités d’engagement des parties prenantes. Ces services aident la CAJO à fournir aux parties prenantes les informations qui leur importent au bon moment et au bon endroit, tout en agissant dans l’intérêt public.

L’organisme surveille en permanence ses stratégies et produits de communication pour en vérifier la convivialité, l’engagement et la réponse aux priorités changeantes du gouvernement. La CAJO continue d’affiner ses approches de communication et a développé des stratégies de réponse rapide pour soutenir rapidement les annonces du gouvernement et distribuer les informations importantes en temps utile. Avec le début de la pandémie de COVID-19, la CAJO a rapidement recentré ses efforts de communication pour soutenir la réponse du gouvernement et a utilisé ses canaux établis pour informer le public, les titulaires de licence et de permis et les inscrits des changements, des restrictions et des mesures de santé publique mis en place.

Initiatives et produits

Réponse rapide aux problèmes émergents

En collaboration avec les services des politiques, des activités juridiques et de la conformité, l’équipe de communication d’entreprise a mis en place des processus permettant de réduire le délai d’exécution normal pour créer et distribuer des informations en quelques heures seulement. Il peut s’agir de la rédaction de communiqués de presse, de bulletins d’information, de courriels directs aux titulaires de licence et permis et aux inscrits, ainsi que de fiches d’information destinées au service à la clientèle et aux inspecteurs de la CAJO. Ces processus comprennent la traduction en français de tous les produits de communication destinés au public.

Site Web de la CAJO

Le site Web de la CAJO, agco.ca, demeure le principal canal d’information et de communication pour l’organisme et ses parties prenantes. Ce site est également la passerelle vers iCAJO, le portail de prestation de services en ligne de l’organisme. Le site est compatible avec les tablettes et les appareils mobiles pour en faciliter l’utilisation. Le site agco.ca fournit des renseignements pour tous les secteurs d’activité et est mis à jour régulièrement pour refléter les nouveaux programmes et les changements dans les politiques gouvernementales. Le site Web héberge également des vidéos éducatives pour aider à clarifier les processus et les changements importants.

La CAJO génère des rapports d’analyse qui mesurent un certain nombre d’indicateurs clés de rendement du site Web. Ces rapports permettent d’évaluer dans quelle mesure le site contribue aux objectifs commerciaux liés à l’éducation, à la sensibilisation et à la conformité. La CAJO recueille également les commentaires directs des utilisateurs afin de mieux comprendre la facilité avec laquelle les utilisateurs peuvent trouver les informations qu’ils sont venus chercher. Tout cela dans le but d’améliorer et de développer continuellement le site pour répondre aux besoins des parties prenantes de la CAJO.

Site Web de l’engagement de la CAJO

La CAJO maintient également un site Web d’engagement, connectagco.ca. Ce site permet aux parties intéressées de suivre et de participer à des occasions d’engagement afin de donner leur avis sur les projets, les politiques et les initiatives de la CAJO.

Médias sociaux

La CAJO adopte une approche plus proactive de l’engagement communautaire et de l’exploration des possibilités, en étendant son empreinte sur les médias sociaux de manière significative et gérable. Le nombre de personnes qui suivent les canaux de médias sociaux de la CAJO ne cesse d’augmenter. Chaque jour, la CAJO publie des informations sur les nouvelles demandes de permis de vente d’alcool et de magasins de vente au détail de cannabis, ainsi que des liens vers le processus permettant au public de faire part de ses opinions ou de ses préoccupations.

Pour s’aligner sur les objectifs numériques de la fonction publique de l’Ontario, la CAJO continue de poursuivre une stratégie de priorité numérique et met en œuvre des outils pertinents pour promouvoir une empreinte numérique améliorée d’ici 2022.

Programmes en cours

Relations avec les médias

Avec l’introduction du marché ouvert et concurrentiel des jeux sur Internet en Ontario, l’autorisation des magasins de vente au détail de cannabis, la modernisation des boissons alcoolisées et les changements apportés à la réglementation des courses de chevaux, le nombre de demandes de renseignements des médias de la CAJO ne cesse d’augmenter. La CAJO reçoit maintenant plus de 400 demandes de renseignements des médias chaque année, y compris celles des journaux, de la radio, des magazines, des blogues d’information sur le Web et de la télévision. L’organisme s’efforce de répondre à ces demandes de manière opportune et transparente.