(3) Registres

3.1 Les titulaires de licence conservent une copie des rapports qu’ils doivent remettre aux autorités compétentes.

3.2 Les titulaires de licence ouvrent un CLFD pour l’administration de tous les fonds générés par les activités de loterie. L’AOB ouvre un CFDC au nom de ses organismes membres pour l’administration de tous les fonds générés par les activités de loterie mises sur pied dans la salle de bingo. Le CLFD et le CFDC doivent posséder les caractéristiques suivantes :

  1. il s’agit d’un compte-chèques pour lequel des relevés mensuels sont envoyés;
  2. tous les chèques ou des images électroniques du recto et du verso des chèques sont renvoyés avec le relevé mensuel;
  3. tous les chèques ou les autres retraits exigent la signature d’au moins deux signataires autorisés qui sont des membres véritables du titulaire de licence.
  4. Dans le cas d’une AOB, tous les chèques ou les autres retraits exigent la signature d’au moins deux signataires autorisés qui sont des membres véritables de deux organismes membres de l’AOB.

3.3

  1. Les titulaires de licence fournissent des détails sur le CLFD aux autorités compétentes.
  2. L’AOB fournit des détails sur le CFDC aux autorités compétentes.

3.4 Pour chaque CLFD, les titulaires de licence tiennent au moins les comptes du grand livre général suivants :

  1. un compte en fiducie désigné;
  2. un compte de recettes pour chaque genre de loterie;
  3. un compte pour les prix pour chaque genre de loterie;
  4. un compte pour les dépenses liées à chaque genre de loterie;
  5. un compte pour les droits de licences pour chaque genre de loterie;
  6. un compte pour les frais d’administration pour chaque genre de loterie;
  7. si le registrateur l’exige, un compte pour le fonds de commercialisation;
  8. un compte pour les frais bancaires;
  9. un compte pour les dépenses liées à la tenue de livres;
  10. un compte pour les dépenses liées aux vérifications ou à la comptabilité;
  11. un compte pour le remboursement des menues dépenses aux membres véritables.

3.5 Pour chaque CFDC, l’AOB tient au moins les comptes du grand livre général suivants :

  1. un compte en fiducie désigné consolidé;
  2. un compte de recettes pour chaque genre de loterie;
  3. un compte pour les prix pour chaque genre de loterie;
  4. un compte pour l’affectation de 5 % des mises brutes pour les billets à fenêtres aux organismes membres de l’association d’organismes de bienfaisance;
  5. un compte pour les dépenses liées à chaque genre de loterie;
  6. un compte pour les droits de licences pour chaque genre de loterie;
  7. un compte pour les frais d’administration pour chaque genre de loterie;
  8. si le registrateur l’exige, un compte pour le fonds de commercialisation;
  9. un compte pour les frais bancaires;
  10. un compte pour les dépenses liées à la tenue de livres;
  11. un compte pour les dépenses liées aux vérifications ou à la comptabilité;
  12. un compte pour le remboursement des menues dépenses aux membres véritables;
  13. un compte pour le versement des produits aux organismes membres de l’AOB.

3.6 En plus de tenir un journal général, le titulaire de licence prépare un journal des recettes quotidien. Ce journal doit renfermer au moins les renseignements suivants :

  1. la date et l’heure de l’activité de jeux de bienfaisance;
  2. les recettes brutes pour chaque genre de loterie mise sur pied;
  3. les prix décernés pour chaque genre de loterie mise sur pied;
  4. les droits de licences;
  5. les menues dépenses payées pour chaque activité de loterie;
  6. les excédents ou les déficits découlant de chaque activité de loterie;
  7. le montant d’argent comptant réel déposé, étayé par un bordereau de dépôt, pour chaque genre de loterie mise sur pied.
  8. À la fin de chaque mois, l’information financière figurant dans chaque journal des recettes quotidien sert au calcul des chiffres pour le journal général.

3.7 En plus de tenir un journal général, l’AOB prépare un journal des recettes quotidien. Ce journal doit renfermer au moins les renseignements suivants :

  1. la date et l’heure de l’activité de loterie;
  2. le nom du titulaire de licence;
  3. les recettes brutes pour chaque genre de loterie mise sur pied;
  4. les prix décernés pour chaque genre de loterie mise sur pied;
  5. les droits de licences;
  6. les menues dépenses payées pour chaque activité de loterie;
  7. les excédents ou les déficits découlant de chaque activité de loterie;
  8. le montant d’argent comptant réel déposé, étayé par un bordereau de dépôt, pour chaque genre de loterie mise sur pied.
  9. À la fin de chaque mois, l’information financière figurant dans chaque journal des recettes quotidien sert au calcul des chiffres pour le journal général.

3.8 Le rapprochement bancaire est effectué à l’aide du relevé bancaire du CLFD ou du CFDC reçu à la fin de chaque mois. Il faut vérifier tous les dépôts, ainsi que tous les chèques tirés sur les comptes et les retraits effectués. Il faut pouvoir rendre compte de tous les éléments du relevé bancaire.

3.9

  1. Deux membres véritables de différents titulaires de licence qui sont des organismes membres de l’AOB sont désignés pour administrer le CFDC.
  2. Deux membres véritables du titulaire de licence sont désignés pour administrer le CLFD.

3.10 Le titulaire de licence et l’AOB préparent à l’intention de leur conseil d’administration respectif un rapport financier mensuel qui résume toutes les activités de loterie et opérations sur le CLFD ou le CFDC. Le rapport porte sur tout le mois.

3.11 Le rapprochement bancaire du CLFD doit être examiné et approuvé chaque mois par au moins deux membres véritables du titulaire de licence.

3.12 Le rapprochement bancaire du CFDC doit être examiné et approuvé chaque mois par au moins deux membres véritables de différents titulaires de licence qui sont des organismes membres de l’AOB.

3.13 Le titulaire de licence et l’AOB veillent à ce que tous les retraits de leur CLFD ou CFDC respectif soient faits par chèque ou par transfert électronique de fonds pour le paiement des dépenses comme l’autorise le registrateur ou pour l’utilisation des produits nets selon ce qui est approuvé dans la demande de licence.

3.14 Le titulaire de licence et l’AOB s’assurent qu’il n’y a pas de transferts entre un CLFD ou un CFDC et un compte général de résultats.