4.Transfert électronique de fond (TÉF)

4.1    Les titulaires de licence décident, en fonction de leurs actes constitutifs et sous réserve d’une entente avec leur institution financière, d’avoir recours ou non au transfert électronique de fonds (TÉF). Le TÉF peut être utilisé :

  1. par l’AOB pour payer des dépenses, déposer de l’argent dans son compte ou répartir les produits nets générés par les activités de jeux de bienfaisance entre ses organismes membres
  2. par un titulaire de licence pour payer des dépenses, déposer de l’argent dans son compte ou répartir les produits nets générés par les loteries entre les bénéficiaires admissibles.

4.2    Le titulaire de licence ou l’AOB déterminent, en collaboration avec leur institution financière, le montant maximal pouvant être transféré par voie électronique à partir de chaque compte de loterie en fiducie désigné ou chaque CFDC au cours d’une certaine période.

4.3   Une AOB obtient l’autorisation par écrit de chaque organisme membre qui est d’accord avec l’utilisation du TÉF. Chaque organisme participant qui désire recevoir des fonds par voie électronique fournit à l’AOB son information bancaire, approuvé par deux (2) signataires autorisés, pour chaque compte de loterie en fiducie désigné.

4.4    Si l’AOB ou le titulaire de licence désirent payer des dépenses ou répartir les produits nets générés par les activités de jeux de bienfaisance en ayant recours au TÉF, ils obtiennent l’information bancaire du bénéficiaire et la conservent dans leurs dossiers.

4.5    Le titulaire de licence ou l’AOB s’assurent que le système de TÉF de leur institution financière possède les caractéristiques suivantes :

  1. sécurité cryptographique fournie par l’institution financière
  2. capacité de vérification permettant d’inscrire tous les changements apportés au dossier de TÉF du compte de loterie en fiducie désigné ou du CFDC de sorte qu’il soit impossible de camoufler des changements ou d’éliminer des comptes sans laisser de piste de vérification
  3. double autorisation électronique
  4. envoi à un membre véritable d’une confirmation automatique, par voie électronique, des fonds transférés
  5. capacité de faire des sauvegardes aux fins de vérification.

4.6   

  1. l’AOB désigne quatre (4) membres véritables pour administrer les fonds transférés par voie électronique et être les signataires autorisés de l’AOB. Les quatre (4) membres véritables représentent quatre (4) organismes membres de l’AOB.
  2. chaque titulaire de licence désigne au moins trois membres véritables pour administrer les fonds transférés par voie électronique et être les signataires autorisés du titulaire de licence.

4.7    Les titulaires de licence et l’AOB ont recours aux applications logicielles fournies ou aux logiciels exigés par leur institution financière pour établir leurs dossiers de TÉF et pour transférer les fonds par voie électronique.

4.8    Le titulaire de licence ou l’AOB s’assurent qu’il y a suffisamment de fonds dans le compte avant d’effectuer un transfert.

4.9    Le titulaire de licence ou l’AOB fournissent régulièrement les dossiers de TÉF à leur institution financière.

4.10  Le transfert de fonds est autorisé par voie électronique par deux (2) des membres véritables désignés pour administrer le TÉF.

4.11  Le dossier de TÉF est fourni à l’institution financière dans les deux (2) jours ouvrables suivant sa création en vue de procéder au transfert. Le titulaire de licence ou l’AOB tiennent un registre pour la confirmation du transfert de fonds.

4.12  Le titulaire de licence ou l’AOB obtiennent de l’institution financière des rapports résumant les renseignements des dossiers. Ces rapports comprennent au moins ce qui suit :

  1. le nombre de paiements acceptés et rejetés et la valeur en dollars de chacun
  2. un rapport des effets retournés, qui énumère les paiements retournés et la raison de ce retour, y compris la valeur en dollars de chacun
  3. un rapport de réexpédition d’opérations, qui indique les paiements destinés à des succursales fermées ou à d’autres institutions financières.

4.13  Le titulaire de licence ou l’AOB s’assurent que dans les trois (3) jours ouvrables de la réception des rapports de l’institution financière, ceux-ci sont examinés et signés par un des membres véritables désignés pour administrer les TÉF qui n’a pas apposé sa signature sur l’autorisation initiale du transfert de fonds. Le signataire autorisé prépare un rapport sommaire indiquant toute anomalie dans le rapport reçu de l’institution financière et le soumet au conseil d’administration du titulaire de licence ou de l’AOB lors d’une réunion tenue dans les 90 jours.